CONDICIONES DEL USO DEL SOFTWARE OFICINAPRO SAS COMO SERVICIO (SaaS).
OFICINAPRO SAS es un servicio de gestión empresarial en línea, dentro de las condiciones de uso, alcances y limitaciones que aquí se describen. Por esta razón, como USUARIOS deben leer detenidamente este documento, entenderlo y aceptarlo para poder usar el Servicio, pues son condiciones vinculantes y aplican desde el momento en que OFICINAPRO SAS le proporciona acceso al Servicio. Al registrarse para utilizar el software o al utilizar el servicio, EL USUARIO reconoce que ha leído y comprendido estos términos y que tiene la autoridad para actuar en nombre de la persona para la cual está utilizando el software o el servicio, de manera que exonera a OFICINAPRO SAS, en caso de no haber leído las presente condiciones del servicio y/o de no contar con la autoridad suficiente para aceptar estas condiciones.
Además, como las condiciones pueden variar o ser modificadas a lo largo del tiempo, es obligación del USUARIO asegurarse de revisar y aceptar las condiciones más recientes disponibles en el sitio web de OFICINAPRO SAS (OFICINAPRO SAS.co) o incluidas en El Software para su conocimiento y consulta.
Salvo estipulación en contrario, estas condiciones entrarán en vigencia inmediatamente se publiquen.
1.- DEFINICIONES
a) "Acuerdo": Significa estas condiciones de uso del Servicio. O sea, este mismo documento.
b) “Aliado”: Contador titulado que adquiere a su nombre una suscripción o varias del servicio vinculado al aplicativo, para uno o varios usuarios invitados.
c) “Aplicativos”: Significa el sistema OFICINAPRO SAS y todos sus módulos.
d) “Cargo”: Se refiere a la tarifa (sin incluir impuestos y tasas) pagadera por el USUARIO de acuerdo con la modalidad que usted suscriba como USUARIO y el Programa de tarifas, para tener acceso al servicio.
e) "Datos": Significa cualquier información ingresada por usted o con su autoridad en el Software. También se usa la expresión “Data”.
f) “Derecho de Propiedad Intelectual”: Significa cualquier patente, marca de productos o de servicios, nombre de dominio, nombre comercial, derechos de autor (derecho patrimonial o derecho moral), modelo o diseño, know-how y cualquier otro derecho de propiedad intelectual (de propiedad industrial o derechos de autor), reconocido legalmente, independientemente que esté registrado o no.
g) “El Software”: Herramienta suministrada por OFICINAPRO SAS, para el servicio objeto de este contrato. Es sinónimo de “Aplicativo” , “Sistema” o PLataforma”.
h) "Información confidencial": incluye toda la información de relevancia contable, tributaria, comercial, estratégica, técnica o legal, intercambiada entre las partes de este Acuerdo, ya sea por escrito o en forma electrónica u oral (en este último caso, siempre que se confirme en un soporte físico), sin incluir información que es, o llegue a ser públicamente disponible, que no sea a través de la divulgación no autorizada por la otra parte. La información confidencial debe ser anunciada como tal al momento de ser remitida por una de las partes a la otra.
i) "Servicio": significa la prestación a cargo de OFICINAPRO SAS para que los suscriptores accedan al uso de los Aplicativos de OFICINAPRO SAS.
j) “OFICINAPRO SAS SAS” trabajando comercialmente como “OFICINAPRO SAS”: sociedad comercial legalmente existente y constituida, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, Colombia, con NIT 901383216; significa la empresa que provee el servicio, responsable del software. También se usa en este documento como “nosotros”.
k) "Sitio web": significa el sitio de Internet en el dominio www.OFICINAPRO SAS.co, o cualquier otro sitio operado por OFICINAPRO SAS para la prestación de los servicios de que trata este Acuerdo.
l) ”Suscripción”: Significa su decisión expresa o tácita como USUARIO de adquirir o usar los servicios de OFICINAPRO SAS. El uso que usted haga como USUARIO del servicio de los aplicativos de OFICINAPRO SAS implica un acto de suscripción del servicio.
m) “Suscriptor”: Se refiere al USUARIO del software o del servicio. Salvo acuerdo expreso en contrario la facturación por el servicio será hecha a nombre del Suscriptor.
n) “Tarifas”: significa la información relacionada con el valor de las suscripciones, que se reflejará en la facturación establecida según la modalidad que usted suscriba como USUARIO.
o) "Usted": significa el Suscriptor o USUARIO del Servicio. El USUARIO está siempre identificado plenamente en la factura de venta. También se usa “tu” o “su”.
p) “Usuario Invitado”: Significa cualquier persona o entidad, que no sea el Suscriptor, que utiliza el Servicio con la autorización y bajo la responsabilidad del Suscriptor y/o del administrador de la aplicación en forma periódica o de vez en cuando.
q) “Usuarios”: significa bien el USUARIO y los usuarios invitados. En general toda persona que dentro de las presentes condiciones tiene acceso a los aplicativos o al Servicio.
2.- USO DE SOFTWARE
OFICINAPRO SAS le otorga el derecho de acceder y utilizar el Servicio a través del sitio web con las funciones de usuario disponibles para usted. Este derecho es exclusivo, es intransferible, y está limitado y sujeto a lo prescrito en este documento y a sus adendas o modificaciones. Usted reconoce y acepta que es el responsable del uso del Servicio, y el responsable de todos los Usuarios Invitados. Como Suscriptor usted decidirá qué acceso o nivel de acceso (permisos) tendrán sus diferentes usuarios, y deberá asegurarse de que todas las personas que usan el aplicativo conocen, cumplen y aceptan estos términos.
El presente Acuerdo entre el Suscriptor y OFICINAPRO SAS describe los términos de uso y los alcances, condiciones y limitaciones de los servicios de El Software, prestados bajo la modalidad “software como servicio” (SaaS) de acuerdo con su tipo de suscripción.
Si el servicio se adquiere para proporcionar servicios a otros, usted debe asegurarse de que está autorizado a hacerlo y que todas las personas para quienes se prestan servicios conocen todos los términos de este documento, sus adendas o modificaciones, para efectos de su cumplimiento.
Por la modalidad de contratación (SaaS) EL USUARIO no tendrá instalado el software en sus máquinas, sino que tendrá acceso al servicio suministrado por OFICINAPRO SAS bajo el tipo de suscripción definido por EL USUARIO. EL USUARIO tendrá acceso al servicio en la medida que mantenga el contrato vigente y a paz y salvo. En cualquier caso que EL USUARIO no continúe o no quiera continuar con los servicios podrá bajar su información a archivos planos para no perder la información, ya que la misma no puede migrarse a otro software o plataforma y OFICINAPRO SAS no puede hacerse responsable indefinidamente de la misma.
EL USUARIO reconoce haber comprendido las características y funcionalidades del aplicativo contratado y que este, siendo genérico, satisface las necesidades para las cuales suscribió el servicio pues se adecúa aceptablemente a las necesidades y procesos propios de su negocio.
3.- ACEPTACIÓN DE TÉRMINOS:
Para la utilización de los servicios de OFICINAPRO SAS, EL USUARIO debe aceptar expresa o tácitamente los términos y condiciones del presente documento y que también se encuentran en la pagina web www.OFICINAPRO SAS.co, pero puede cambiar en alguna actualización de este, de modo que para la utilización del servicio cada vez que se produzca una actualización de los términos, EL USUARIO debe leer, comprender y aceptar los nuevos términos y condiciones: se entenderá que EL USUARIO ha aceptado los términos de este contrato si hace uso de los servicios de cualquiera de los aplicativos o funcionalidades de OFICINAPRO SAS y/o con el pago de la factura.
En caso de no aceptar los términos y condiciones del servicio, EL USUARIO no debe hacer uso de los aplicativos o funcionalidades. OFICINAPRO SAS no aceptará la modificación de estas condiciones generales, en la medida que son uniformes para todos los usuarios de los servicios. En el evento que el USUARIO no acepte las nuevas condiciones en caso que estas cambien, el USUARIO no podrá hacer uso del servicio.
Por lo mismo, las condiciones de este documento, sus adendas o modificaciones estarán vigentes respecto de la versión de El Software habilitada al usuario. En caso de una actualización de versión o un ajuste de esta, cambio de software o de empaquetamiento, o de sistema operativo, o de plataforma, adición de módulos, funcionalidades o usuarios autorizado, es probable que estas condiciones cambien.
4.- APLICATIVOS DE OFICINAPRO SAS:
OFICINAPRO SAS provee una serie de servicios de software prestados en la modalidad de "SaaS" software como servicio.
5.- OBLIGACIONES DE LAS PARTES:
5.1.- Como USUARIO del servicio usted se obliga a:
a) Entregar información adecuada y veraz en el momento de suscripción de los servicios.
b) Tener la facultad de celebrar este contrato en representación de la persona jurídica o natural que utiliza los servicios de OFICINAPRO SAS.
c) No permitir el uso de los aplicativos o del servicio a personas distintas del USUARIO (salvo que se trate de usuarios Invitados), o a un USUARIO distinto al que adquiere el servicio, y no venderá, ni revenderá, ni arrendará los aplicativos o los servicios, ya que son para uso exclusivamente del USUARIO.
d) Mantener actualizada la información, modificando cuando sea necesario cualquier cambio de estado de alguno de los datos proporcionados en la inscripción inicial.
e) No entregar información que corresponda a terceros, ni entregar información inadecuada, o que afecte las disposiciones sobre datos personales, o que viole derechos de autor o de terceros, marcas u otros derechos de propiedad intelectual, convenios de confidencialidad, ni usar los servicios OFICINAPRO SAS en actividades que tengan que ver con la explotación sexual, pornografía, proxenetismo, el turismo sexual y demás formas de abuso sexual, imágenes o videos con menores de edad, material que haga apología a la violencia, proselitismo armado o actividades de personas o grupos al margen de la ley, o que atenten contra los usos honestos. En caso contrario OFICINAPRO SAS podrá decidir unilateralmente la terminación del servicio de manera permanente.
f) Responsabilizarse por la clave de acceso y/o la administración de las claves que asigne y mantenerlas bajo confidencialidad y notificar a OFICINAPRO SAS de inmediato si se produce dicho acceso o uso no autorizado del servicio. Usted es responsable por todas las actividades que se realicen con su cuenta de usuario.
g) Pagar el precio pactado a OFICINAPRO SAS por los servicios del aplicativo adquirido, así como todos aquellos cargos que se desprendan de la ejecución del presente contrato o de requerimientos del USUARIO. EL USUARIO no podrá excusarse del pago de las sumas a su cargo con el pretexto de no estar usando el aplicativo ya que las tarifas se basan en los servicios adquiridos por el tiempo contratado y no en su uso real; tampoco podrá excusarse cuando haya incumplido cualquiera de las obligaciones a su cargo y/o con el argumento de supeditar el pago al avance de la implementación de OFICINAPRO SAS, pues esta depende del mismo USUARIO. Los reportes de calidad no exoneran del pago pactado al USUARIO, pues están comprendidos dentro de los servicios y la garantía a cargo de OFICINAPRO SAS.
h) Asegurarse de haber leído, comprendido y aceptado los términos más recientes disponibles en el sitio web o al acceder al servicio. Al registrarse para utilizar el software o el servicio, EL USUARIO reconoce que ha leído y comprendido estos términos y que tiene la autoridad para actuar en nombre de cualquier persona para la que esté utilizando el software o el servicio. En caso que el USUARIO no las acepte o las rechace expresamente, no estará obligado a contratar la nueva vigencia del servicio, pero OFICINAPRO SAS tampoco estará obligado a prestar los servicios contratados, ni a prestar servicio alguno, y la garantía solo se mantendrá vigente hasta el vencimiento del último periodo renovado.
i) Contar con mecanismos de protección y detección de virus, e información no deseada, ya que OFICINAPRO SAS no responderá por daños o perjuicios derivados de unos u otra.
j) EL USUARIO debe poseer los dispositivos de cómputo requeridos y su respectiva conexión a Internet (según requerimientos técnicos mínimos recomendados por OFICINAPRO SAS , en la pagina web www.OFICINAPRO SAS.co, aunque estos requerimientos técnicos pueden ser modificados en cualquier momento por cambios tecnológicos, actualización de versiones, nuevas funcionalidades, etc. EL USUARIO es responsable por la adquisición y mantenimiento de dichos equipos y de asegurar la conectividad adecuada a internet para lograr un correcto funcionamiento del servicio.
k) No infringir los derechos propiedad intelectual de OFICINAPRO SAS sobre las marcas, nombres y los aplicativos. En este orden de ideas, usted no podrá, a título enunciativo, más no limitativo:
(i) intentar socavar la seguridad o la integridad de los sistemas o redes informáticos de OFICINAPRO SAS o, cuando los Servicios están alojados por un tercero, los sistemas informáticos y las redes de terceros;
(ii) utilizar los Servicios de manera que pueda afectar la funcionalidad de los mismos o el Sitio web u otros sistemas utilizados para prestar los Servicios, o afectar la capacidad de cualquier otro usuario para utilizar los Servicios o el Sitio web;
(iii) intentar obtener acceso no autorizado a ningún material que no sea el que le ha dado permiso expreso para acceder o al sistema informático en el que se alojan los Servicios.
(iv) transmitir o ingresar al sitio web archivos que puedan dañar los dispositivos informáticos o software de otra persona, contenido o material o Datos en violación de cualquier ley (incluidos datos u otro material protegido por habeas data, derechos de autor o secretos comerciales) que no tiene el derecho de usar); o
(v) intentar modificar, copiar, adaptar, reproducir, desensamblar, descompilar o aplicar ingeniería inversa a El Software o los programas informáticos utilizados para prestar los Servicios u operar el Sitio web, salvo que sea estrictamente necesario para utilizar cualquiera de ellos para el funcionamiento normal.
l) Contar con planes de contingencia que le permitan afrontar cualquier inconveniente que se pueda presentar con la información, independientemente de que el inconveniente sea o no de la responsabilidad de OFICINAPRO SAS
m) Las demás que se desprendan de las anteriores o que se consignen en este documento o en cualquier adenda o modificación al mismo.
5.2.- OFICINAPRO SAS, por su parte se obliga a:
a) Habilitar el servicio contratado, para operar bajo la modalidad de Software como Servicio (SaaS).
b) Asignar una clave genérica de acceso para el servicio, que EL USUARIO deberá modificar y administrar, así como los niveles de acceso a sus funcionarios, de forma segura para los servicios.
c) Brindar la capacitación y servicios de seguimiento de manera virtual sobre la utilización de OFICINAPRO SAS.
d) Mantener el acceso del USUARIO las guías o video de uso de El Software a través de la página web de OFICINAPRO SAS (www.OFICINAPRO SAS.co).
e) Brindar garantía sobre El Software en los términos y condiciones que se expresan en este documento.
f) Hacer permanentemente monitoreo en la red, sistemas y elementos de comunicación y trabajo de los aplicativos de OFICINAPRO SAS, para efectos del servicio, de la medición de la usabilidad del mismo y/o con fines estadísticos o para efectos internos.
g) Recibir las experiencias con OFICINAPRO SAS, comentarios, sugerencias o ideas sobre El software y sobre el servicio o mejoras de uno y otro que le envíen los usuarios, aunque OFICINAPRO SAS no está obligado a aceptarlos o incluirlos en El Software o en el Servicio. No obstante, OFICINAPRO SAS se reserva el derecho de usar libremente, de cualquier manera, incluso en futuras modificaciones de los productos o servicios, publicidad o materiales de marketing, las experiencias de los usuarios con El Software o El Servicio, los comentarios, sugerencias e ideas que EL USUARIO proporcione en desarrollo o con ocasión del uso de El Software o aplicativo o funcionalidad objeto del servicio, sin reconocer derecho, compensación o propiedad alguna al USUARIO que los envía sobre unos y otra. Si EL USUARIO envía dichos comentarios, sugerencias o ideas a OFICINAPRO SAS, se entiende que con ello otorga permiso a OFICINAPRO SAS para usarlos, así como la información sobre su experiencia con OFICINAPRO SAS para ayudarnos a brindarle y mejorar los servicios a que hace referencia este documento.
h) Brindar a los usuarios activos y a paz y salvo servicios de soporte, mantenimiento y garantía de manera virtual, sobre El Software y sobre el Servicio.
6.- EXCLUSIONES O LIMITACIONES
Además de todas aquellas otras circunstancias que se definen en el texto de este documento, sus adendas y modificaciones, OFICINAPRO SAS excluye del servicio o de sus responsabilidades lo siguiente:
a) OFICINAPRO SAS no brinda servicios presenciales. Todos los servicios que se brindan son virtuales o remotos, a través de los distintos canales de comunicación que provee a LOS USUARIOS y de la conexión de internet con que cuenta EL USUARIO.
b) OFICINAPRO SAS no da soporte, ni asesoría en redes, sistemas operacionales, internet, hardware y/o software distinto a los aplicativos OFICINAPRO SAS.
c) OFICINAPRO SAS no proporciona servicios o asesoría contable, financiera, administrativa, legal, laboral, impositiva, u otros servicios profesionales. Estos servicios deberán ser adquiridos a través de un profesional competente, bajo la total y exclusiva responsabilidad de EL USUARIO, ya que EL USUARIO es el único responsable de cumplir con todas las leyes contables, impositivas y de otro tipo aplicables a su negocio u objeto social. También será responsabilidad de EL USUARIO verificar los informes y procesos corridos a través del software o del servicio, para validar y salvaguardar la información, en forma más o menos periódica, mediante revisiones de soportes, cruces de información y/o auditorias. OFICINAPRO SAS no acepta ni autoriza las recomendaciones que en sentido contrario a esta cláusula hagan sus empleados y/o funcionarios.
d) OFICINAPRO SAS se reserva el derecho de no renovar los servicios al vencimiento del periodo contratado, o modificar o inhabilitar algunas funcionalidades o servicios en cualquier momento, cambiar o descontinuar productos o servicios, en todo o en parte, sin que haya lugar a pago de indemnización o contraprestación alguna. Si por la modificación introducida EL USUARIO desiste de seguir usando el servicio, podrá manifestarlo así a OFICINAPRO SAS.
e) En ningún caso OFICINAPRO SAS prestará o habilitará el servicio para el USUARIO que tenga en mora el pago de la factura o, en general, el pago del servicio. EL USUARIO en consecuencia, acepta esta condición, y exonera a OFICINAPRO SAS en caso de inconvenientes o afectaciones por esta causa.
f) Las obligaciones que OFICINAPRO SAS adquiere con EL USUARIO serán siempre de medio y no de resultado. OFICINAPRO SAS no acepta una condición diferente a esta, ni promesa alguna de cualquiera de sus funcionarios que garantice al USUARIO un resultado especifico a través del servicio a que hace referencia este documento.
OFICINAPRO SAS provee un servicio idóneo y de calidad, pero la responsabilidad con el ingreso, administración, interpretación o uso de la información es del USUARIO, así como la administración de claves de usuarios, los sistemas operativos, la red, las aplicaciones o el(los) software desarrollado(s) por terceros que puedan interactuar o no con OFICINAPRO SAS, las bases de datos, el hardware, la conexión a internet y en general los equipos o software del USUARIO. EL USUARIO dispone de herramientas y funcionalidades en El Software que debe usar o administrar bajo sus propios criterios, sin hacer responsable a OFICINAPRO SAS por el uso, el no uso, o el abuso que le den sus propios usuarios a aquellas o a la información almacenada en El Software. En algunos casos los usuarios deberán correr procesos paralelos, de verificación o complementarios en herramientas distintas al El Software para validar o incorporar el resultado en el mismo.
g) OFICINAPRO SAS se reserva el derecho de cancelar en cualquier momento el servicio a aquellos usuarios que a su criterio estén realizando operaciones peligrosas, ilegales o inadecuadas, en contraindicación de lo estipulado en este documento, sus adendas o modificaciones, y que pongan o puedan poner en riesgo la operación de la plataforma o la información de los demás usuarios del sistema, y/o de terceros.
h) OFICINAPRO SAS se reserva también el derecho de cancelar en cualquier momento el servicio a aquellos usuarios que se vean relacionados en lista Clinton, listas de sanciones de la OFAC o UIAF o que no respeten las disposiciones del SARLAFT o similares, o en reportes a centrales de riesgo, o afectados con alguna sanción penal, administrativa o fiscal, cuando a juicio de OFICINAPRO SAS cualquiera de estos reportes o situaciones puedan afectarla directa o indirectamente.
7.- TARIFAS Y CARGOS:
Los servicios ofrecidos por OFICINAPRO SAS son prestados en diferentes planes o modalidades. Las suscripciones pueden ser cargadas a su tarjeta de crédito, canceladas por internet o pagadas a través de los medios electrónicos habilitados por OFICINAPRO SAS para tal fin, de acuerdo al plan, la cantidad de usuarios solicitados y el periodo seleccionado.
El precio total pactado, los factores del mismo y la forma de pago son los que se determinan en la factura de venta que emitirá OFICINAPRO SAS y remitirá al USUARIO, la cual se entiende aceptada si no es devuelta u objetada por EL USUARIO dentro de los 10 días calendario siguientes a su recibo y, de todas maneras, se entiende aceptada si se recibe el pago o algún abono sobre ésta. La factura reflejará los servicios suscritos por EL USUARIO y habilitados por OFICINAPRO SAS, de manera que al existir un error entre los servicios suscritos y habilitados y la factura, prevalecerá lo primero y se deberá ajustar la factura,
En caso que las partes acuerden que EL USUARIO cancele el valor del servicio mediante sistema de “pagos recurrentes”, la facturación se hará por anualidades anticipadas y/o con la periodicidad y monto según la modalidad acordada. EL USUARIO podrá cancelar en cualquier momento la autorización a su entidad financiera comunicándose con el área administrativa de OFICINAPRO SAS, EL USUARIO también puede utilizar un medio de pago diferente previo acuerdo con OFICINAPRO SAS En cualquier caso que EL USUARIO no haga el pago dentro de la oportunidad pactada o incumpla cualquier obligación a su cargo en virtud de estas especificaciones, o de las disposiciones legales vigentes, OFICINAPRO SAS suspenderá el servicio y EL USUARIO no podrá acceder al software, hasta que el USUARIO se ponga nuevamente al día.
Las tarifas se basan en los servicios adquiridos por el tiempo contratado y no en el uso real, de manera que salvo acuerdo expreso en contrario, OFICINAPRO SAS no proporcionará ningún reembolso por el período que EL USUARIO no haya usado el servicio ni por el periodo restante por una suscripción prepaga, en caso que EL USUARIO no desee seguir usando los servicios. De todos modos, las obligaciones de pago por el periodo contratado son no revocables unilateralmente por el usuario y las tarifas abonadas no son rembolsables.
Después de efectuada la compra inicial del software OFICINAPRO SAS en la modalidad de SaaS (Software como Servicio) OFICINAPRO SAS continuará facturándole la suscripción según la periodicidad elegida por El Usuario, de acuerdo con las tarifas vigentes hasta que se rescinda este servicio de acuerdo con este documento. La suscripción al servicio tendrá un incremento anual del IPC+3 puntos porcentuales. Todas las facturas de OFICINAPRO SAS se le enviarán a usted, o a un contacto de facturación cuyos detalles proporcione usted. El pago de todos los montos especificados en una factura debe hacerse de acuerdo con lo facturado. Los pagos se realizarán a través del botón de pagos dispuesto en la factura, o medios electrónicos, no se contemplan pagos en efectivo o consignaciones bancarias.
En caso de mora EL USUARIO reconocerá y pagará a OFICINAPRO SAS el máximo interés moratorio admitido de acuerdo con el artículo 884 del Código de Comercio y demás disposiciones legales, sobre las sumas adeudadas según los plazos estipulados en la factura, pero OFICINAPRO SAS podrá dar la obligación de plazo vencido y exigir el pago de la totalidad de la obligación, en el evento que la mora se presente en una o más cuotas. De todas maneras, la mora implica la suspensión de todo servicio.
Dentro de la tarifa pactada con el USUARIO se incluye el uso de un espacio de almacenamiento razonable para las operaciones e información contable y administrativa del mismo que se tasa en 5Gigabyte; sin embargo, en la medida que la información almacenada por el usuario supere este límite, OFICINAPRO SAS SA procederá a efectuar el cobro adicional por el espacio en exceso utilizado. Es responsabilidad del USUARIO seguir las recomendaciones de uso de espacio que OFICINAPRO SAS hace a través de su página web www.OFICINAPRO SAS.co o comunicaciones que realice al USUARIO para tal fin.
Es posible que de vez en cuando OFICINAPRO SAS ofrezca precios preferenciales o descuentos por los productos o servicios, como resultado de planes promocionales, precios de introducción, precios u ofertas de temporada, ofertas masivas, ofertas espontáneas, etc. La elegibilidad de dichos precios preferenciales o descuentos está condicionada a los términos de cada promoción, y salvo disposición en contrario, no tendrán vigencia mayor a treinta (30) días calendario desde su publicación. OFICINAPRO SAS se reserva el derecho de suspender o finalizar la promoción o descuento en el caso de que las facturas de esos cargos no se paguen en su totalidad de acuerdo con los plazos y condiciones pactadas.
En el caso que OFICINAPRO SAS defina un servicio no facturable, por ejemplo dependiendo el tipo de servicio contratado y la cantidad de clientes que tengan el servicio, etc., estas condiciones comerciales se entenderán temporales y no obligan indefinidamente a OFICINAPRO SAS ya que pueden cambiar o se pueden suspender en cualquier momento, caso en el cual OFICINAPRO SAS notificará al USUARIO las nuevas condiciones que se definan, directamente o a través del portal (www.OFICINAPRO SAS.co) y las mismas empezarán a regir en la fecha que se notifique en la comunicación. Tratándose de algún servicio sin contraprestación económica alguna, OFICINAPRO SAS se reserva el derecho a eliminar EL USUARIO de la si observa que después de tres (3) meses, EL USUARIO no está haciendo USO del servicio o de la plataforma. En este caso, la información ingresada por EL USUARIO también puede ser eliminada por OFICINAPRO SAS.
OFICINAPRO SAS se reserva también el derecho de cambiar las tarifas, planes y periodos de cobro publicados en cualquier momento, pero estos cambios no tendrán vigencia retroactiva.
8.- ACTIVACIÓN, RENOVACIÓN, SUSPENSIÓN Y CANCELACIÓN DEL SERVICIO:
Los servicios, aun en el evento que la forma de pago se pacte mediante modalidad de pago recurrente, tendrán una vigencia de un año contado a partir de la activación del aplicativo OFICINAPRO SAS adquirido por el USUARIO. Al vencimiento del término pactado, el contrato se renovará de manera automática, salvo manifestación expresa y escrito de alguna de las partes con antelación a un mes al vencimiento del contrato o de cualquiera de sus prorrogas. La renovación del contrato se hará por períodos sucesivos e iguales de doce (12) meses, con un incremento para EL USUARIO de acuerdo al empaquetamiento, o funcionalidades adicionales y número de usuarios habilitados con que cuente para este momento el USUARIO; en general el incremento será del IPC+3 puntos porcentuales. La renovación de este contrato se cobrará año anticipado, en un solo contado. La vigencia del contrato no se corre en el caso que el USUARIO no use el servicio, tampoco por cambio de factura o suspensión de servicio por mora en el pago por parte del USUARIO.
Una vez sea verificado el pago exitoso de los servicios suscritos, OFICINAPRO SAS habilitará los servicios adquiridos. Si OFICINAPRO SAS no recibe el pago completo o no puede confirmar el éxito de una transacción, para una compra nueva, una adición o modificación, o un nuevo periodo de renovación, usted no dispondrá del acceso a los servicios contratados. Es decir, en caso que no se paguen o no se renueven los servicios, se procederá a inhabilitar las cuentas de acceso al mismo. En estos casos OFICINAPRO SAS no se obliga a mantener indefinidamente la información registrada por los usuarios, reservándose el derecho de eliminar del sistema los recursos aprovisionados por el usuario y cualquier información allí almacenada, sin responsabilidad alguna de OFICINAPRO SAS situación que expresamente declara entender y aceptar el USUARIO, liberando a OFICINAPRO SAS de cualquier responsabilidad que pudiera endilgársele por este hecho..
OFICINAPRO SAS se reserva el derecho de no renovar los servicios al vencimiento del periodo contratado, o de modificar o inhabilitar algunas funcionalidades o servicios en cualquier momento, cambiar o descontinuar productos, funcionalidades o servicios, en todo o en parte, sin que haya lugar a pago de indemnización o contraprestación alguna. Si por la modificación introducida EL USUARIO desiste de seguir usando el servicio, podrá manifestarlo así a OFICINAPRO SAS. En caso de no renovación y/o que usted desee cancelar definitivamente un servicio y desee una copia de la información almacenada, usted tendrá hasta treinta (30) días para solicitar a OFICINAPRO SAS le habilite provisionalmente (hasta por tres días) el acceso solo para exportar su información a archivos planos, sin responsabilidad o intervención de OFICINAPRO SAS.
La falta de renovación del presente contrato libera a OFICINAPRO SAS de toda obligación de prestar los servicios del aplicativo, así como de la garantía sobre el software, y hace responsable al USUARIO de la información ingresada al aplicativo.
Si OFICINAPRO SAS no recibe el pago completo o no puede confirmar el éxito de una transacción, para una compra nueva, una adición o modificación, o un nuevo periodo de renovación, usted no dispondrá del acceso a los servicios contratados. Es decir, en caso que no se paguen o no se renueven los servicios, se procederá a inhabilitar las cuentas de acceso al mismo. En estos casos OFICINAPRO SAS no se obliga a mantener indefinidamente la información registrada por los usuarios, reservándose el derecho de eliminar del sistema los recursos aprovisionados por el usuario y cualquier información allí almacenada después de un (1) año de inactividad por no pago o no renovación, situación que expresamente declara entender y aceptar el USUARIO, liberando a OFICINAPRO SAS de cualquier responsabilidad que pudiera endilgársele por este hecho.
9.- USO DEL SERVICIO Y MARCAS:
Al contratar el servicio usted adquiere el derecho de uso del mismo a título personal o de su organización, según sea el caso. El uso de logos, nombres y marcas de OFICINAPRO SAS o de terceros, involucradas en el servicio o links a los portales de OFICINAPRO SAS , queda totalmente restringido. Ni usted ni ningún tercero podrá hacer uso de ellos sin previa autorización expresa y por escrito del titular legítimo de las mismas.
OFICINAPRO SAS puede enviar información a los usuarios sobre productos o servicios propios y/o de terceros, incluso a través del software o del servicio. También puede ofrecer productos y servicios en nombre de terceros y/o proporcionar acceso o enlaces a sitios web propios o de terceros. Si usted decide utilizar productos o servicios de terceros o acceder a sitios de terceros, usted es el único responsable de su selección, revisión de términos de productos por separado, términos del sitio web y políticas de privacidad. OFICINAPRO SAS no respalda productos o servicios de terceros.
10.- VERSIONES DE PRUEBA Y OBSEQUIOS
Por regla general los servicios OFICINAPRO SAS no se entregan en prueba o sin contraprestación económica alguna. No obstante, si OFICINAPRO SAS permite que un usuario suscriba un Servicio en prueba o sin contraprestación económica, esta condición será por una sola vez, por el tiempo expresamente acordado y en defecto de acuerdo, por un periodo no mayor a treinta (30) días calendario, al final de los cuales si usted sigue haciendo uso del Servicio, este le será facturado y aplicarán las demás condiciones de este documento. En este caso, las versiones en prueba o gratuitas en ningún momento están diseñadas para ser servicios de misión crítica y soportar procesos de negocio de su organización. Tanto los servicios definidos como pruebas o “trials” y aquellos gratuitos no poseen ningún tipo de nivel de servicio en el soporte; sin embargo, usted podrá escalar incidentes mediante el correo electrónico, chat o el medio virtual que defina OFICINAPRO SAS, según se describe en la cotización o en la página de soporte de OFICINAPRO SAS para obtener respuesta de acuerdo a la disponibilidad.
OFICINAPRO SAS se reserva el derecho de descontinuar sin previo aviso cualquiera de los servicios gratuitos o de prueba en el sistema o de cambiar las condiciones de los mismos, o de exigir contraprestación económica en cualquier momento. Cualquier dato que ingresen en el software y cualquier personalización efectuada a los servicios por o para usted durante el período de prueba o gratuito, se perderán permanentemente, a menos que adquiera (a más tardar dentro del periodo de prueba y de acuerdo con el aparte activación, renovación, suspensión y cancelación del servicio) una suscripción a los mismos servicios que aquellos contemplados por la prueba o gratuitos. De todos modos, vencido el periodo de prueba o gratuito o excedido el número de empresas operadas o las condiciones previas, si usted, como usuario decide seguir usando el software, aplicarán las presentes condiciones de uso, tarifas y el pago correspondiente.
En algunas ocasiones OFICINAPRO SAS obsequia algunos de sus productos de manera ilimitada sin que esto se trate de una prueba gratuita. En caso tal que OFICINAPRO SAS decida empezar a efectuar un cobro sobre los productos que alguna vez fueron obsequiados, OFICINAPRO SAS dará aviso al Usuario con la debida antelación acerca de dicho cambio y dará un plazo extendido antes de suspender el uso del software. Si el usuario decide no continuar con el servicio por este motivo, el Usuario tiene 30 dias para descargar su información a fin de poderla migrar hacia otra plataforma o poderla conservar. OFICINAPRO SAS no se hace responsable de la información que el Usuario tenga almacenada después de los 30 dias que estipula este acuerdo.
11.- GARANTIA:
Sobre el entendido que ningún servicio, software o aplicativo de computador es infalible, ni está 100% libre de defectos, OFICINAPRO SAS otorga una garantía de funcionamiento sobre el servicio y sobre El Software, que da derecho al USUARIO a la corrección de errores e inconvenientes que se presenten con relación al servicio y al aplicativo contratado por el USUARIO.
Por defectos se entenderán todos los errores del servicio y fallos reproducibles posibles que se den en el aplicativo y todos los fallos sustanciales de los mismos para funcionar de la manera descrita en la documentación correspondiente y que no tengan que ver con circunstancias externas al software o al manejo del usuario. En estos casos el USUARIO comunicará inmediatamente a OFICINAPRO SAS la existencia de un error, junto con toda la información del diagnóstico, entorno operativo y demás que resulte relevante relacionada con el error, a fin de permitir a OFICINAPRO SAS identificar, aislar y reproducir el error para su corrección.
Dentro de la garantía OFICINAPRO SAS se compromete a:
a) Efectuar las reparaciones adecuadas y oportunas en caso de fallas del aplicativo que e usuario haya contratado por EL USUARIO.
b) Tramitar y responder en forma diligente, las quejas, peticiones, reclamaciones y recursos presentados por el usuario.
c) En general, realizar las actividades adecuadas para el desarrollo exitoso del presente contrato, desde su órbita de competencia.
11. 1 CONDICIONES DE LA GARANTIA.- Para la efectividad de la garantía el USUARIO deberá cumplir con las siguientes condiciones:
(a) No alterar ni ingresar al aplicativo objeto del servicio contratado, por medios diferentes a los propios del sistema o a los realizados directamente por OFICINAPRO SAS, ni dañar ni alterar sus archivos de datos.
(b) Mantener en buen estado de funcionamiento el equipo de cómputo (hardware) para acceder al aplicativo y tener un buen rendimiento (performance) de los equipos, sistemas, internet, etc., para la correcta conectividad y/o para evitar daños de los archivos de datos ingresados al aplicativo.
(c) Permitir al personal de OFICINAPRO SAS la realización de las actividades propias de los servicios de seguimiento, mantenimiento o garantía, aun si es necesario suspendiendo temporalmente el Servicio.
(d) Mantener vigente y a paz y salvo el contrato.
(e) Mantener una conexión de internet de banda ancha que permita una buena conectividad con el aplicativo
(f) No violar los derechos de autor sobre el aplicativo adquirido o sobre los sistemas operativos necesarios para su uso.
(g) No incumplir las demás condiciones del Servicio aquí definidos, o en sus adendas o modificaciones, en cuanto afecten o puedan afectar el Servicio, así como cualquier otro evento previsto como exclusión de garantía del Software o del Servicio.
En caso de incumplimiento total o parcial de lo previsto en este numeral, OFICINAPRO SAS puede dar por terminada la garantía y no estará obligado a prestar ningún servicio.
OFICINAPRO SAS garantiza únicamente la idoneidad y calidad de El Software y del Servicio, ya que no son objeto de su responsabilidad ni la parametrización, ni el manejo, administración, interpretación, uso de la información, ni la administración de claves de usuarios, ni los sistemas operativos, ni la red, ni las aplicaciones o el(los) software desarrollado(s) por terceros que puedan interactuar o no con OFICINAPRO SAS, ni las bases de datos, ni el hardware, el proveedor de internet, ni en general los equipos o software del USUARIO, ya que todo ellos es de la responsabilidad exclusiva del USUARIO. EL USUARIO dispone de herramientas y funcionalidades que debe usar o administrar bajo sus propios criterios, sin hacer responsable a OFICINAPRO SAS por el uso, el no uso, o el abuso que les den sus propios usuarios.
Los aplicativos OFICINAPRO SAS y el servicio que se presta son genéricos y estandarizados, en la medida que aplican a una universalidad de necesidades, de manera que OFICINAPRO SAS no está obligado a hacer desarrollos especiales o cambios en el esquema de servicios que brinda a los usuarios, por lo tanto las funcionalidades adicionales que no contenga el aplicativo contratado, aun estando en la Ley vigente o en cambios legislativos, aunque se pueden considerar para futuros desarrollos, no se considerarán un defecto de El Software, y se entienden excluidas de la garantía. En algunos casos el USUARIO deberá correr procesos en herramientas distintas al El Software o validar mediante cruces y/o auditorias la información para incorporar y/o validar el resultado en el mismo.
Los parámetros que por defecto traen los aplicativos y las herramientas adicionales que se incluyan en los aplicativos tales como formatos o ayudas, pueden o no ser usados por EL USUARIO, pero no tienen garantía y no exoneran al USUARIO de la definición de sus propios formatos o validación de resultados, o a asumir un costo adicional por ellos, a la vez que no obligan a OFICINAPRO SAS a mantenerlos, de manera que pueden ser retirados del software en cualquier momento, sin previo aviso.
11.2.- En desarrollo de la garantía sobre el servicio OFICINAPRO SAS declara que:
(i) No modificaremos sus datos.
(ii) Tendremos acceso a estadísticas básicas de uso del servicio de los aplicativos, así como al conteo de variables del sistema y toda la información pertinente para obtener información de usabilidad y de almacenamiento.
(iii) En los aplicativos usted podrá encontrar información del software y de nuestros productos o servicios además, en las notificaciones enviadas vía correo electrónico a través de OFICINAPRO SAS a usted, o por su conducto a sus clientes. Al usar las funcionalidades como facturación por internet, estados de cuenta, comprobantes de nómina, cotizaciones o cualquier otra funcionalidad o herramienta de OFICINAPRO SAS donde exista un proceso de comunicación con el sistema, podrá recibir información del software y de nuestros productos o servicios. EL USUARIO es responsable de la administración y transmisión de los datos personales frente a quien replica esta información o cualquier información o datos incluidos en el aplicativo o recibidos a través de este servicio.
(iv) OFICINAPRO SAS no garantiza que los Servicios cumplirán con sus expectativas o que serán adecuados para un propósito particular del usuario. Para evitar dudas, se excluyen todas las condiciones o garantías implícitas en la medida en que lo permita la ley, incluidas (sin limitación) las garantías de resultados económicos, comerciales, financieros o tributarios, garantías por pérdidas que se quieran imputar al servicio (incluida la pérdida de información, datos, ganancias y ahorros) o daños resultantes, directa o indirectamente, de cualquier uso o dependencia del Servicio o sitio web.
(v) Si no está satisfecho con el Servicio, su único y exclusivo recurso es rescindir estos términos de conformidad con la Cláusula 8.
12.- LIMITES DE RESPONSABILIDAD:
Usted acepta que OFICINAPRO SAS no es responsable por daños directos o indirectos (incluyendo pérdida de utilidades o de oportunidades de negocio), errores u otros agentes nocivos que puedan afectar el servicio, pérdidas o interrupción de operaciones presentados en su empresa o en su sistema personal que pudieran causarse por el uso, abuso o incapacidad de uso de cualquiera de los servicios contratados, incluso si se hubiese notificado a OFICINAPRO SAS la posibilidad de dichos daños o pérdidas.
En caso de cualquier disputa relacionada con los Servicios adquiridos, el valor máximo que OFICINAPRO SAS reconocerá a usted, no podrá exceder el valor efectivamente pagado por usted en el último año por los mismos servicios. OFICINAPRO SAS ofrece unos niveles de servicio diseñados para satisfacer las expectativas de un servicio idóneo y ha diseñado todas sus operaciones con la tecnología, siguiendo los procesos y empleando el personal adecuado para su correcto funcionamiento. Sin embargo, OFICINAPRO SAS no garantiza que en algún momento no se puedan presentar interrupciones del servicio, que el sistema estará totalmente libre de virus o posibles ataques de seguridad, ni tampoco por fallas en telecomunicaciones, internet, comunicaciones electrónicas, corrupción de archivos, pérdida o robo de datos, virus, spyware; entre otras afectaciones, porque el funcionamiento y la disponibilidad de los sistemas utilizados para acceder al software o al servicio, pueden ser impredecibles y pueden interferir ocasionalmente o impedir el acceso a los productos o servicios, tampoco garantiza que el aplicativo o el servicio esta ciento por ciento libre de errores, lo que obliga a los usuarios a contar con planes de contingencia frente a cualquier interrupción o afectación del servicio, o cualquier evento severo pueda afectar o poner en peligro la continuidad del servicio, y deben contar con programas de protección del software y equipos, tales como antivirus, vacunas, firewalls, etc., que además prevengan riesgos de intrusión y de códigos maliciosos.
También, es responsabilidad del USUARIO validar la información y el resultado de las operaciones e informes, mediante la verificación de soportes, las auditorías periódicas y/o cruces de información que minimicen cualquier error del sistema y/o del USUARIO.
El servicio será ofrecido de conformidad con las posibilidades que ofrecen los aplicativos, según sea el caso, aplicativos genéricos que declara conocer y aceptar en toda su integridad el USUARIO.
13.- DISPONIBILIDAD:
OFICINAPRO SAS y sus asociados proveen sus servicios utilizando tecnologías y procedimientos de alta calidad que permiten entregar unos estándares de talla mundial para los mismos. Como parte del acuerdo de los servicios suscritos y pagos, usted recibirá una disponibilidad de 99.0%, entendiéndose esta disponibilidad como el tiempo que el servicio estará habilitado para el uso general por parte de los usuarios.
Son excluidos del cálculo de disponibilidad y de cualquier tipo de garantía los tiempos en que el sistema este por fuera de línea debido a:
(i) Suspensiones por fuerza mayor o que hayan sido planeadas e informadas con antelación;
(ii) Factores ajenos al control de OFICINAPRO SAS o sus asociados;
(iii) Fallas en su hardware, software, servicio de internet, equipos o canal de comunicaciones;
(iv) Acciones de sus empleados o terceros con su cuenta de acceso y clave, que generen alguna indisponibilidad del servicio.
(v) Acciones de hackers, malware, virus, cookies, virus defectuosos, etc.;
(vi) Una mala configuración por su parte del servicio al no seguir las instrucciones provistas por OFICINAPRO SAS ;
(vii) Interrupciones planificadas (que notificaremos en lo posible con por lo menos 8 horas de anticipación a través de los servicios adquiridos), para realizar labores de mantenimiento, actualización y/o soporte de los aplicativos o de los servicios, en lo posible en horas de la noche o de poco tráfico o días no hábiles;
(viii) Los Servicios pueden estar sujetos a otras limitaciones como, por ejemplo, límites en el espacio de almacenamiento adquirido, volúmenes de transacciones o documentos mensuales, caídas del sistema por parte de nuestros proveedores de infraestructura o hosting y otros casos no expresamente señalados ahora. En estos casos, si usted requiere, puede adquirir un espacio mayor al que habían adquirido inicialmente, asumiendo un costo adicional, según las tarifas.
Si por algún motivo OFICINAPRO SAS tiene que interrumpir los servicios por períodos más largos de lo que normalmente esperaría, OFICINAPRO SAS hará todos los esfuerzos razonables para publicar por adelantado o inmediatamente se presente la causa que nos obliga a la suspensión, con los detalles de dicha actividad en el sitio web.
A través de nuestros proveedores de hosting mantendremos defensas administrativas, físicas y técnicas adecuadas para la protección de la seguridad, confidencialidad e integridad de toda la información ingresada a El Software. No obstante, ello no releva al USUARIO de contar con sus propios sistemas o dispositivos de seguridad.
14.- MANTENIMIENTO Y SOPORTE:
OFICINAPRO SAS brindará mantenimiento sobre los aplicativos y soporte sobre estos y sobre los servicios adquiridos, en vigencia del periodo contratado, sin costo adicional. Brindará en caso de ser adquirido por el usuario, horas de acompañamiento virtual en las que el usuario decide el plan de capacitación e implementación a seguir en la puesta en marcha de los aplicativos adquiridos, con cargo al usuario de acuerdo a las tarifas vigentes. Los terceros habilitados para ofrecer soporte funcional podrán prestar dichos servicios a los clientes de manera independiente, pero en ningún momento podrán hacer actualizaciones o intervenciones en los aplicativos, y de todas maneras OFICINAPRO SAS no asume responsabilidad alguna por los mismos ni por la legalidad de las aplicaciones que usen.
Todos los servicios que ofrece OFICINAPRO SAS se brindan dentro de los horarios del call center (lunes a viernes hábiles de 8:30 a.m. a 5:30 pm), de manera virtual o remota.
A través de la página web de OFICINAPRO SAS (www.OFICINAPRO SAS.co), los USUARIOS podrán acceder a capacitaciones en línea, preguntas frecuentes, videos tutoriales, etc.
Tanto los horarios de servicio como las funcionalidades del portal de clientes podrán ser modificados en cualquier momento, sin previo aviso, pero OFICINAPRO SAS hará su mejor esfuerzo para que los usuarios tengan acceso a la información de estas modificaciones.
15.- ACTUALIZACIONES:
OFICINAPRO SAS no se obliga a hacer actualizaciones, o mejoras sobre los aplicativos, de manera que el servicio se prestará dentro de los alcances y limitaciones que ofrece actualmente. Las sugerencias que usted haga serán tenidas en cuenta, pero no obligan a OFICINAPRO SAS a adoptarlas. Los cambios de ley, en cuanto apliquen a la generalidad de USUARIOS podrán incorporarse a los aplicativos, pero dentro de los plazos que defina OFICINAPRO SAS según sus planes de desarrollo de software genérico.
En cualquier actualización de El Software o del Servicio, OFICINAPRO SAS podrá introducir herramientas, utilidades, mejoras, aplicaciones de terceros o actualizaciones generales para mejorarlos o estandarizarlos.
16- CESION:
La suscripción de los servicios se hace en consideración a la naturaleza misma del USUARIO, por lo tanto no podrán ser cedidos, vendidos o transferidos a cualquier título, sin la previa autorización expresa y por escrito de OFICINAPRO SAS que con todo, no está obligado. El Aplicativo, por ser un software y por ello un bien amparado por la Ley de derechos de autor es para uso exclusivo del USUARIO y tampoco será lícita su enajenación, transferencia, préstamo o cesión a cualquier título en favor de un tercero.
OFICINAPRO SAS no tiene ninguna obligación con ninguna persona que no sea EL USUARIO y nada en este documento confiere, o pretende conferir, un beneficio a ninguna persona que no sea EL USUARIO. Si EL USUARIO o un tercero, con autorización de este, utiliza el software o los servicios, EL USUARIO es el único responsable del acceso que le brinde y del acceso de estos a la información o datos vinculados al Software o al servicio, así como de la eventual infracción al presente contrato y las consecuencias de la misma.
17.- CONFIDENCIALIDAD
Cada parte conservará la confidencialidad de toda la Información de la otra obtenida en relación con estos términos. Ninguna de las partes, sin el previo consentimiento por escrito de la otra parte, divulgará o pondrá a disposición de ninguna persona información confidencial, ni la utilizará para su propio beneficio, salvo lo previsto en estos Términos.
La información que usted provea a OFICINAPRO SAS en el momento de la suscripción y aquella que se ingrese a los aplicativos quedará almacenada en el sistema y será tratada como información confidencial, sin perjuicio de la posibilidad de uso por parte de OFICINAPRO SAS de dicha información conforme se prevé en este mismo contrato. La utilización de la información por parte de OFICINAPRO SAS, en los términos previstos en este contrato, no será considerada como una transgresión a la obligación de confidencialidad a cargo de OFICINAPRO SAS, por lo que el USUARIO no tendrá ninguna acción o derecho de reclamación en su contra por tal concepto. Sin embargo, usted es responsable de mantener la privacidad de su cuenta de usuario incluyendo la contraseña y claves de acceso, y de proveer los mecanismos de seguridad de la información en sus propios equipos o dispositivos.
Las obligaciones de cada parte bajo esta cláusula sobrevivirán a la terminación de los servicios adquiridos y hasta por un (1) año más.
18.- NOTIFICACIONES:
Para todos los efectos relacionados con el presente documento y/o con el servicio, para las notificaciones y/o comunicaciones las partes acuerdan señalar como dirección la que aparece en el certificado de existencia y representación legal de la oficina principal, y en defecto de este por parte de EL USUARIO la dirección de facturación, salvo que se informe un cambio de dirección o correo electrónico diferente por EL USUARIO. Para todos los efectos legales, el domicilio contractual será la ciudad de Bogotá, D.C.,
19.- INTEGRACION:
Forma parte integral del presente contrato la cotización remitida por OFICINAPRO SAS y aceptada expresa o tácitamente por el USUARIO, junto con todos sus anexos.
20.- DATOS PERSONALES: La información que el USUARIO puede ingresar a El Software puede corresponder a información corporativa, y eventualmente, a datos personales respecto de los cuales el USUARIO actúa como responsable del tratamiento, y sobre los cuales OFICINAPRO SAS actuará como encargado en los términos de las condiciones de transmisión que se regulan más adelante. El USUARIO es el único propietario de los datos personales que ingrese o genere en El Software. En consecuencia, el USUARIO tendrá entera responsabilidad de administrar, publicar, eliminar o mantener los datos personales según sus propios criterios y políticas y en ningún momento OFICINAPRO SAS actuará como responsable de esos datos personales almacenados en El Software. Los USUARIOS de El Software deberán contar con las autorizaciones necesarias para tratar de cualquier modo y transmitir a OFICINAPRO SAS los datos personales de terceros que ingrese en El Software para efectos de la ejecución y el cumplimiento de este contrato. OFICINAPRO SAS guardará la confidencialidad de los datos personales de LOS USUARIOS y no los compartirá ni entregará a terceros. Las políticas de tratamiento de datos personales están publicadas en la página web de OFICINAPRO SAS (www.OFICINAPRO SAS.co/politicas-de-uso/). Con respecto a la información corporativa que el USUARIO ingrese a El Software, y que no corresponda a datos personales, el USUARIO expresamente autoriza a OFICINAPRO SAS para que pueda conocer, efectuar análisis estadísticos y de mercado y eventualmente compartir con terceros dicha información corporativa para que OFICINAPRO SAS o esos terceros puedan ofrecer servicios propios a el USUARIO. Lo anterior aplicará incluso en los eventos en que el USUARIO no haya adquirido los servicios de mantenimiento, soporte y actualizaciones respecto de El Software. El USUARIO autoriza de manera permanente e irrevocable a OFICINAPRO SAS , o a quien represente sus derechos o sucesores a cualquier título, y/o a quien ostente la calidad de acreedor del USUARIO, para que con fines financieros, crediticios y comerciales, consulte, mantenga y reporte a cualquier Operador de bases de datos de información financiera, crediticia y comercial, tales como CIFIN y DATACREDITO, la información relativa al comportamiento comercial, financiero y crediticio del USUARIO.
21.- UNIDAD:
El presente es el único contrato válido y de común acuerdo otorgado entre las partes y deja sin efecto cualquier acuerdo anterior expreso o tácito, verbal o escrito. No obstante, en caso de adición de usuarios, módulos, conversiones, y renovaciones, no será necesario el otorgamiento de un nuevo contrato u OTROSI. Bastará con la factura correspondiente, la cual se sujetará a los términos del presente contrato, salvo que haya vencido la vigencia por la cual se pactó, caso en el cual regirán las condiciones que obran en el contrato publicado en la página web de OFICINAPRO SAS (www.OFICINAPRO SAS.co).
OFICINAPRO SAS hace constar que este mismo texto está incluido en la cotización presentada al USUARIO y aprobada por este, así como en el aplicativo al momento de habilitación del servicio, teniendo en cuenta que, como ya quedó dicho, para la utilización de El Software y acceder al servicio EL USUARIO debe aceptar los términos y condiciones del presente documento; razón por la cual usted debe revisar estos términos minuciosamente antes de dar la aceptación. Se entenderá que EL USUARIO ha aceptado los términos de este contrato si hace uso de los servicios de OFICINAPRO SAS. En caso de no aceptar los términos y condiciones del servicio, EL USUARIO no debe hacer uso de los aplicativos ni de los servicios. Si celebra este contrato en representación de una persona natural o jurídica distinta a quien da la aceptación, OFICINAPRO SAS de buena fe entenderá que quien da la aceptación tiene la facultad de obligar a dicha persona o entidad, y que se aceptan estos términos y condiciones sin reserva. Si no tiene dicha facultad o si no está de acuerdo con estos términos y condiciones, no debe aceptar este contrato y no debe utilizar los servicios de OFICINAPRO SAS. De la misma manera se deberá proceder si la persona que dio la aceptación no está facultada. Los usuarios que tengan acceso a los aplicativos o al servicio también tienen que aceptar previamente las presentes condiciones sus adendas y modificaciones, para tener acceso a los aplicativos o al servicio. En uno u otro caso, la falta de aviso, supone la vinculación de las partes en relación con estas condiciones.
22.- FACTURACION ELECTRÓNICA
La transmisión de facturas electrónicas es realizada por la empresa propietaria de OFICINAPRO SAS SAS, el GRUPO FLA (NIT 900711544). El USUARIO es el único responsable por la revisión, aprobación y generación del documento electrónico, y de sus efectos contables, fiscales, legales y tributarios, así como de los planes de contingencia necesarios, entre otros hasta la emisión de factura física provisional de ser necesario, para después subirlos a la plataforma electrónica, en cualquier evento de interrupción programada o que no esté asociada al software. El USUARIO se compromete a informar a OFICINAPRO SAS en cualquier caso que se presente cualquier tipo de error, modificación de información, y en general, de cualquier situación de la cual se pueda desprender algún efecto para OFICINAPRO SAS , para el USUARIO o para terceros. El USUARIO se compromete a parametrizar y activar la Facturación de Contingencia en los casos que se requiera por la no disponibilidad del servicio del Proveedor Tecnológico y/o servicios asociados de la DIAN.
OFICINAPRO SAS o GrupoFLA no conoce ni participa en la generación de la información necesaria para la expedición de las facturas que El Usuario genera a través del Software OFICINAPRO SAS y en este sentido, solo provee los servicios de facturación electrónica a través de sus plataformas, conforme lo establece la Resolución 000030 del 29 de abril del 2019 de la DIAN.
Por lo anterior, reconoce y declara que: OFICINAPRO SAS no es ni será responsable por los registros e información contable utilizada en las facturas, ni tampoco por la determinación de bases gravables, tarifas, sujeción pasiva y realización de hechos generadores de tributos contenidos en las facturas expedidas a través del Software.
En virtud de lo anterior, El Usuario se obliga a mantener indemne a OFICINAPRO SAS y a GrupoFLA por cualquier daño, pérdida, demanda, o reclamo de cualquier naturaleza (incluyendo gastos y honorarios legales razonables) que se derive de la generación de facturas a través del Software.
Esta facultad se da en virtud de lo dispuesto en el Decreto 2242 de 2015, por lo anterior, OFICINAPRO SAS y GrupoFLA no certifica con la firma digital, ningún proceso de compraventa, de venta de servicios o productos, de calidad de los mismos, ni hace parte de la relación comercial sujeta al usuario y al adquiriente.
23. CONDICIONES DE LA TRANSMISIÓN DE DATOS: En virtud del presente contrato y a la normativa aplicable, el USUARIO, en calidad de Responsable del tratamiento, transmitirá datos personales a OFICINAPRO SAS , quien para efectos de esos datos personales, actuará como Encargado del tratamiento. El alcance de la operación de transmisión será el cumplimiento de este contrato y las obligaciones legales y contractuales que resulten a partir de la relación que existe entre el USUARIO y OFICINAPRO SAS Las actividades que realizará el Encargado por cuenta del Responsable serán: (i) aquellas dispuestas en este contrato, (ii) cumplir con gestiones administrativas, operativas, comerciales, técnicas a cargo del OFICINAPRO SAS sobre los Datos Personales del Responsable que están a cargo del Encargado (iii) operaciones necesarias para el cumplimiento de cualquier otra finalidad relacionada con el objeto o las obligaciones establecidas para las partes, y (iv) para el cumplimiento de obligaciones legales que pudiesen ocasionarse en virtud de la relación entre las partes. PARÁGRAFO PRIMERO.- OFICINAPRO SAS está obligado frente al titular y el Responsable de cumplir con sus obligaciones como Encargado del tratamiento, definidas en la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias. Así mismo, el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones que resulten aplicables de acuerdo con la Política de Tratamiento de la información fijada por el Responsable, situación que está sujeta a que el Responsable entregue al Encargado copia de dicha Política. El Encargado se compromete a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado, cuando aplique, y con las leyes aplicables. PARÁGRAFO SEGUNDO.- OFICINAPRO SAS se compromete a dar Tratamiento, a nombre del Responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan y salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales. PARÁGRAFO TERCERO.- El Usuario se comprometerá a: (i) haber obtenido, cuando hubiese lugar para ello, autorización de los titulares para el tratamiento de sus datos personales de acuerdo a los requisitos exigidos por la normativa aplicable (ii) garantizar a los Titulares, mediante los mecanismos dispuestos legalmente para tal fin, el ejercicio de los derechos que les corresponden como Titulares de Datos Personales, (iii) informar al Encargado de cualquier evento que pudiese afectar la operación de tratamiento a la que se refiere el presente contrato (iv) actualizar en el Software los datos personales que sean objeto de tratamiento, o en su defecto informar de forma oportuna al Encargado de cualquier cambio o ajuste que deba hacerse sobre la información contenida en las bases de datos necesarias para ejecutar el presente contrato, y (v) cumplir y acatar en su integridad las respectivas obligaciones de acuerdo al mencionado rol de Responsable conforme a la Ley 1581.
admin@OFICINAPRO SAS.co - www.OFICINAPRO SAS.co
OFICINAPRO SAS es un servicio de gestión empresarial en línea, dentro de las condiciones de uso, alcances y limitaciones que aquí se describen. Por esta razón, como USUARIOS deben leer detenidamente este documento, entenderlo y aceptarlo para poder usar el Servicio, pues son condiciones vinculantes y aplican desde el momento en que OFICINAPRO SAS le proporciona acceso al Servicio. Al registrarse para utilizar el software o al utilizar el servicio, EL USUARIO reconoce que ha leído y comprendido estos términos y que tiene la autoridad para actuar en nombre de la persona para la cual está utilizando el software o el servicio, de manera que exonera a OFICINAPRO SAS, en caso de no haber leído las presente condiciones del servicio y/o de no contar con la autoridad suficiente para aceptar estas condiciones.
Además, como las condiciones pueden variar o ser modificadas a lo largo del tiempo, es obligación del USUARIO asegurarse de revisar y aceptar las condiciones más recientes disponibles en el sitio web de OFICINAPRO SAS (OFICINAPRO SAS.co) o incluidas en El Software para su conocimiento y consulta.
Salvo estipulación en contrario, estas condiciones entrarán en vigencia inmediatamente se publiquen.
1.- DEFINICIONES
a) "Acuerdo": Significa estas condiciones de uso del Servicio. O sea, este mismo documento.
b) “Aliado”: Contador titulado que adquiere a su nombre una suscripción o varias del servicio vinculado al aplicativo, para uno o varios usuarios invitados.
c) “Aplicativos”: Significa el sistema OFICINAPRO SAS y todos sus módulos.
d) “Cargo”: Se refiere a la tarifa (sin incluir impuestos y tasas) pagadera por el USUARIO de acuerdo con la modalidad que usted suscriba como USUARIO y el Programa de tarifas, para tener acceso al servicio.
e) "Datos": Significa cualquier información ingresada por usted o con su autoridad en el Software. También se usa la expresión “Data”.
f) “Derecho de Propiedad Intelectual”: Significa cualquier patente, marca de productos o de servicios, nombre de dominio, nombre comercial, derechos de autor (derecho patrimonial o derecho moral), modelo o diseño, know-how y cualquier otro derecho de propiedad intelectual (de propiedad industrial o derechos de autor), reconocido legalmente, independientemente que esté registrado o no.
g) “El Software”: Herramienta suministrada por OFICINAPRO SAS, para el servicio objeto de este contrato. Es sinónimo de “Aplicativo” , “Sistema” o PLataforma”.
h) "Información confidencial": incluye toda la información de relevancia contable, tributaria, comercial, estratégica, técnica o legal, intercambiada entre las partes de este Acuerdo, ya sea por escrito o en forma electrónica u oral (en este último caso, siempre que se confirme en un soporte físico), sin incluir información que es, o llegue a ser públicamente disponible, que no sea a través de la divulgación no autorizada por la otra parte. La información confidencial debe ser anunciada como tal al momento de ser remitida por una de las partes a la otra.
i) "Servicio": significa la prestación a cargo de OFICINAPRO SAS para que los suscriptores accedan al uso de los Aplicativos de OFICINAPRO SAS.
j) “OFICINAPRO SAS SAS” trabajando comercialmente como “OFICINAPRO SAS”: sociedad comercial legalmente existente y constituida, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, Colombia, con NIT 901383216; significa la empresa que provee el servicio, responsable del software. También se usa en este documento como “nosotros”.
k) "Sitio web": significa el sitio de Internet en el dominio www.OFICINAPRO SAS.co, o cualquier otro sitio operado por OFICINAPRO SAS para la prestación de los servicios de que trata este Acuerdo.
l) ”Suscripción”: Significa su decisión expresa o tácita como USUARIO de adquirir o usar los servicios de OFICINAPRO SAS. El uso que usted haga como USUARIO del servicio de los aplicativos de OFICINAPRO SAS implica un acto de suscripción del servicio.
m) “Suscriptor”: Se refiere al USUARIO del software o del servicio. Salvo acuerdo expreso en contrario la facturación por el servicio será hecha a nombre del Suscriptor.
n) “Tarifas”: significa la información relacionada con el valor de las suscripciones, que se reflejará en la facturación establecida según la modalidad que usted suscriba como USUARIO.
o) "Usted": significa el Suscriptor o USUARIO del Servicio. El USUARIO está siempre identificado plenamente en la factura de venta. También se usa “tu” o “su”.
p) “Usuario Invitado”: Significa cualquier persona o entidad, que no sea el Suscriptor, que utiliza el Servicio con la autorización y bajo la responsabilidad del Suscriptor y/o del administrador de la aplicación en forma periódica o de vez en cuando.
q) “Usuarios”: significa bien el USUARIO y los usuarios invitados. En general toda persona que dentro de las presentes condiciones tiene acceso a los aplicativos o al Servicio.
2.- USO DE SOFTWARE
OFICINAPRO SAS le otorga el derecho de acceder y utilizar el Servicio a través del sitio web con las funciones de usuario disponibles para usted. Este derecho es exclusivo, es intransferible, y está limitado y sujeto a lo prescrito en este documento y a sus adendas o modificaciones. Usted reconoce y acepta que es el responsable del uso del Servicio, y el responsable de todos los Usuarios Invitados. Como Suscriptor usted decidirá qué acceso o nivel de acceso (permisos) tendrán sus diferentes usuarios, y deberá asegurarse de que todas las personas que usan el aplicativo conocen, cumplen y aceptan estos términos.
El presente Acuerdo entre el Suscriptor y OFICINAPRO SAS describe los términos de uso y los alcances, condiciones y limitaciones de los servicios de El Software, prestados bajo la modalidad “software como servicio” (SaaS) de acuerdo con su tipo de suscripción.
Si el servicio se adquiere para proporcionar servicios a otros, usted debe asegurarse de que está autorizado a hacerlo y que todas las personas para quienes se prestan servicios conocen todos los términos de este documento, sus adendas o modificaciones, para efectos de su cumplimiento.
Por la modalidad de contratación (SaaS) EL USUARIO no tendrá instalado el software en sus máquinas, sino que tendrá acceso al servicio suministrado por OFICINAPRO SAS bajo el tipo de suscripción definido por EL USUARIO. EL USUARIO tendrá acceso al servicio en la medida que mantenga el contrato vigente y a paz y salvo. En cualquier caso que EL USUARIO no continúe o no quiera continuar con los servicios podrá bajar su información a archivos planos para no perder la información, ya que la misma no puede migrarse a otro software o plataforma y OFICINAPRO SAS no puede hacerse responsable indefinidamente de la misma.
EL USUARIO reconoce haber comprendido las características y funcionalidades del aplicativo contratado y que este, siendo genérico, satisface las necesidades para las cuales suscribió el servicio pues se adecúa aceptablemente a las necesidades y procesos propios de su negocio.
3.- ACEPTACIÓN DE TÉRMINOS:
Para la utilización de los servicios de OFICINAPRO SAS, EL USUARIO debe aceptar expresa o tácitamente los términos y condiciones del presente documento y que también se encuentran en la pagina web www.OFICINAPRO SAS.co, pero puede cambiar en alguna actualización de este, de modo que para la utilización del servicio cada vez que se produzca una actualización de los términos, EL USUARIO debe leer, comprender y aceptar los nuevos términos y condiciones: se entenderá que EL USUARIO ha aceptado los términos de este contrato si hace uso de los servicios de cualquiera de los aplicativos o funcionalidades de OFICINAPRO SAS y/o con el pago de la factura.
En caso de no aceptar los términos y condiciones del servicio, EL USUARIO no debe hacer uso de los aplicativos o funcionalidades. OFICINAPRO SAS no aceptará la modificación de estas condiciones generales, en la medida que son uniformes para todos los usuarios de los servicios. En el evento que el USUARIO no acepte las nuevas condiciones en caso que estas cambien, el USUARIO no podrá hacer uso del servicio.
Por lo mismo, las condiciones de este documento, sus adendas o modificaciones estarán vigentes respecto de la versión de El Software habilitada al usuario. En caso de una actualización de versión o un ajuste de esta, cambio de software o de empaquetamiento, o de sistema operativo, o de plataforma, adición de módulos, funcionalidades o usuarios autorizado, es probable que estas condiciones cambien.
4.- APLICATIVOS DE OFICINAPRO SAS:
OFICINAPRO SAS provee una serie de servicios de software prestados en la modalidad de "SaaS" software como servicio.
5.- OBLIGACIONES DE LAS PARTES:
5.1.- Como USUARIO del servicio usted se obliga a:
a) Entregar información adecuada y veraz en el momento de suscripción de los servicios.
b) Tener la facultad de celebrar este contrato en representación de la persona jurídica o natural que utiliza los servicios de OFICINAPRO SAS.
c) No permitir el uso de los aplicativos o del servicio a personas distintas del USUARIO (salvo que se trate de usuarios Invitados), o a un USUARIO distinto al que adquiere el servicio, y no venderá, ni revenderá, ni arrendará los aplicativos o los servicios, ya que son para uso exclusivamente del USUARIO.
d) Mantener actualizada la información, modificando cuando sea necesario cualquier cambio de estado de alguno de los datos proporcionados en la inscripción inicial.
e) No entregar información que corresponda a terceros, ni entregar información inadecuada, o que afecte las disposiciones sobre datos personales, o que viole derechos de autor o de terceros, marcas u otros derechos de propiedad intelectual, convenios de confidencialidad, ni usar los servicios OFICINAPRO SAS en actividades que tengan que ver con la explotación sexual, pornografía, proxenetismo, el turismo sexual y demás formas de abuso sexual, imágenes o videos con menores de edad, material que haga apología a la violencia, proselitismo armado o actividades de personas o grupos al margen de la ley, o que atenten contra los usos honestos. En caso contrario OFICINAPRO SAS podrá decidir unilateralmente la terminación del servicio de manera permanente.
f) Responsabilizarse por la clave de acceso y/o la administración de las claves que asigne y mantenerlas bajo confidencialidad y notificar a OFICINAPRO SAS de inmediato si se produce dicho acceso o uso no autorizado del servicio. Usted es responsable por todas las actividades que se realicen con su cuenta de usuario.
g) Pagar el precio pactado a OFICINAPRO SAS por los servicios del aplicativo adquirido, así como todos aquellos cargos que se desprendan de la ejecución del presente contrato o de requerimientos del USUARIO. EL USUARIO no podrá excusarse del pago de las sumas a su cargo con el pretexto de no estar usando el aplicativo ya que las tarifas se basan en los servicios adquiridos por el tiempo contratado y no en su uso real; tampoco podrá excusarse cuando haya incumplido cualquiera de las obligaciones a su cargo y/o con el argumento de supeditar el pago al avance de la implementación de OFICINAPRO SAS, pues esta depende del mismo USUARIO. Los reportes de calidad no exoneran del pago pactado al USUARIO, pues están comprendidos dentro de los servicios y la garantía a cargo de OFICINAPRO SAS.
h) Asegurarse de haber leído, comprendido y aceptado los términos más recientes disponibles en el sitio web o al acceder al servicio. Al registrarse para utilizar el software o el servicio, EL USUARIO reconoce que ha leído y comprendido estos términos y que tiene la autoridad para actuar en nombre de cualquier persona para la que esté utilizando el software o el servicio. En caso que el USUARIO no las acepte o las rechace expresamente, no estará obligado a contratar la nueva vigencia del servicio, pero OFICINAPRO SAS tampoco estará obligado a prestar los servicios contratados, ni a prestar servicio alguno, y la garantía solo se mantendrá vigente hasta el vencimiento del último periodo renovado.
i) Contar con mecanismos de protección y detección de virus, e información no deseada, ya que OFICINAPRO SAS no responderá por daños o perjuicios derivados de unos u otra.
j) EL USUARIO debe poseer los dispositivos de cómputo requeridos y su respectiva conexión a Internet (según requerimientos técnicos mínimos recomendados por OFICINAPRO SAS , en la pagina web www.OFICINAPRO SAS.co, aunque estos requerimientos técnicos pueden ser modificados en cualquier momento por cambios tecnológicos, actualización de versiones, nuevas funcionalidades, etc. EL USUARIO es responsable por la adquisición y mantenimiento de dichos equipos y de asegurar la conectividad adecuada a internet para lograr un correcto funcionamiento del servicio.
k) No infringir los derechos propiedad intelectual de OFICINAPRO SAS sobre las marcas, nombres y los aplicativos. En este orden de ideas, usted no podrá, a título enunciativo, más no limitativo:
(i) intentar socavar la seguridad o la integridad de los sistemas o redes informáticos de OFICINAPRO SAS o, cuando los Servicios están alojados por un tercero, los sistemas informáticos y las redes de terceros;
(ii) utilizar los Servicios de manera que pueda afectar la funcionalidad de los mismos o el Sitio web u otros sistemas utilizados para prestar los Servicios, o afectar la capacidad de cualquier otro usuario para utilizar los Servicios o el Sitio web;
(iii) intentar obtener acceso no autorizado a ningún material que no sea el que le ha dado permiso expreso para acceder o al sistema informático en el que se alojan los Servicios.
(iv) transmitir o ingresar al sitio web archivos que puedan dañar los dispositivos informáticos o software de otra persona, contenido o material o Datos en violación de cualquier ley (incluidos datos u otro material protegido por habeas data, derechos de autor o secretos comerciales) que no tiene el derecho de usar); o
(v) intentar modificar, copiar, adaptar, reproducir, desensamblar, descompilar o aplicar ingeniería inversa a El Software o los programas informáticos utilizados para prestar los Servicios u operar el Sitio web, salvo que sea estrictamente necesario para utilizar cualquiera de ellos para el funcionamiento normal.
l) Contar con planes de contingencia que le permitan afrontar cualquier inconveniente que se pueda presentar con la información, independientemente de que el inconveniente sea o no de la responsabilidad de OFICINAPRO SAS
m) Las demás que se desprendan de las anteriores o que se consignen en este documento o en cualquier adenda o modificación al mismo.
5.2.- OFICINAPRO SAS, por su parte se obliga a:
a) Habilitar el servicio contratado, para operar bajo la modalidad de Software como Servicio (SaaS).
b) Asignar una clave genérica de acceso para el servicio, que EL USUARIO deberá modificar y administrar, así como los niveles de acceso a sus funcionarios, de forma segura para los servicios.
c) Brindar la capacitación y servicios de seguimiento de manera virtual sobre la utilización de OFICINAPRO SAS.
d) Mantener el acceso del USUARIO las guías o video de uso de El Software a través de la página web de OFICINAPRO SAS (www.OFICINAPRO SAS.co).
e) Brindar garantía sobre El Software en los términos y condiciones que se expresan en este documento.
f) Hacer permanentemente monitoreo en la red, sistemas y elementos de comunicación y trabajo de los aplicativos de OFICINAPRO SAS, para efectos del servicio, de la medición de la usabilidad del mismo y/o con fines estadísticos o para efectos internos.
g) Recibir las experiencias con OFICINAPRO SAS, comentarios, sugerencias o ideas sobre El software y sobre el servicio o mejoras de uno y otro que le envíen los usuarios, aunque OFICINAPRO SAS no está obligado a aceptarlos o incluirlos en El Software o en el Servicio. No obstante, OFICINAPRO SAS se reserva el derecho de usar libremente, de cualquier manera, incluso en futuras modificaciones de los productos o servicios, publicidad o materiales de marketing, las experiencias de los usuarios con El Software o El Servicio, los comentarios, sugerencias e ideas que EL USUARIO proporcione en desarrollo o con ocasión del uso de El Software o aplicativo o funcionalidad objeto del servicio, sin reconocer derecho, compensación o propiedad alguna al USUARIO que los envía sobre unos y otra. Si EL USUARIO envía dichos comentarios, sugerencias o ideas a OFICINAPRO SAS, se entiende que con ello otorga permiso a OFICINAPRO SAS para usarlos, así como la información sobre su experiencia con OFICINAPRO SAS para ayudarnos a brindarle y mejorar los servicios a que hace referencia este documento.
h) Brindar a los usuarios activos y a paz y salvo servicios de soporte, mantenimiento y garantía de manera virtual, sobre El Software y sobre el Servicio.
6.- EXCLUSIONES O LIMITACIONES
Además de todas aquellas otras circunstancias que se definen en el texto de este documento, sus adendas y modificaciones, OFICINAPRO SAS excluye del servicio o de sus responsabilidades lo siguiente:
a) OFICINAPRO SAS no brinda servicios presenciales. Todos los servicios que se brindan son virtuales o remotos, a través de los distintos canales de comunicación que provee a LOS USUARIOS y de la conexión de internet con que cuenta EL USUARIO.
b) OFICINAPRO SAS no da soporte, ni asesoría en redes, sistemas operacionales, internet, hardware y/o software distinto a los aplicativos OFICINAPRO SAS.
c) OFICINAPRO SAS no proporciona servicios o asesoría contable, financiera, administrativa, legal, laboral, impositiva, u otros servicios profesionales. Estos servicios deberán ser adquiridos a través de un profesional competente, bajo la total y exclusiva responsabilidad de EL USUARIO, ya que EL USUARIO es el único responsable de cumplir con todas las leyes contables, impositivas y de otro tipo aplicables a su negocio u objeto social. También será responsabilidad de EL USUARIO verificar los informes y procesos corridos a través del software o del servicio, para validar y salvaguardar la información, en forma más o menos periódica, mediante revisiones de soportes, cruces de información y/o auditorias. OFICINAPRO SAS no acepta ni autoriza las recomendaciones que en sentido contrario a esta cláusula hagan sus empleados y/o funcionarios.
d) OFICINAPRO SAS se reserva el derecho de no renovar los servicios al vencimiento del periodo contratado, o modificar o inhabilitar algunas funcionalidades o servicios en cualquier momento, cambiar o descontinuar productos o servicios, en todo o en parte, sin que haya lugar a pago de indemnización o contraprestación alguna. Si por la modificación introducida EL USUARIO desiste de seguir usando el servicio, podrá manifestarlo así a OFICINAPRO SAS.
e) En ningún caso OFICINAPRO SAS prestará o habilitará el servicio para el USUARIO que tenga en mora el pago de la factura o, en general, el pago del servicio. EL USUARIO en consecuencia, acepta esta condición, y exonera a OFICINAPRO SAS en caso de inconvenientes o afectaciones por esta causa.
f) Las obligaciones que OFICINAPRO SAS adquiere con EL USUARIO serán siempre de medio y no de resultado. OFICINAPRO SAS no acepta una condición diferente a esta, ni promesa alguna de cualquiera de sus funcionarios que garantice al USUARIO un resultado especifico a través del servicio a que hace referencia este documento.
OFICINAPRO SAS provee un servicio idóneo y de calidad, pero la responsabilidad con el ingreso, administración, interpretación o uso de la información es del USUARIO, así como la administración de claves de usuarios, los sistemas operativos, la red, las aplicaciones o el(los) software desarrollado(s) por terceros que puedan interactuar o no con OFICINAPRO SAS, las bases de datos, el hardware, la conexión a internet y en general los equipos o software del USUARIO. EL USUARIO dispone de herramientas y funcionalidades en El Software que debe usar o administrar bajo sus propios criterios, sin hacer responsable a OFICINAPRO SAS por el uso, el no uso, o el abuso que le den sus propios usuarios a aquellas o a la información almacenada en El Software. En algunos casos los usuarios deberán correr procesos paralelos, de verificación o complementarios en herramientas distintas al El Software para validar o incorporar el resultado en el mismo.
g) OFICINAPRO SAS se reserva el derecho de cancelar en cualquier momento el servicio a aquellos usuarios que a su criterio estén realizando operaciones peligrosas, ilegales o inadecuadas, en contraindicación de lo estipulado en este documento, sus adendas o modificaciones, y que pongan o puedan poner en riesgo la operación de la plataforma o la información de los demás usuarios del sistema, y/o de terceros.
h) OFICINAPRO SAS se reserva también el derecho de cancelar en cualquier momento el servicio a aquellos usuarios que se vean relacionados en lista Clinton, listas de sanciones de la OFAC o UIAF o que no respeten las disposiciones del SARLAFT o similares, o en reportes a centrales de riesgo, o afectados con alguna sanción penal, administrativa o fiscal, cuando a juicio de OFICINAPRO SAS cualquiera de estos reportes o situaciones puedan afectarla directa o indirectamente.
7.- TARIFAS Y CARGOS:
Los servicios ofrecidos por OFICINAPRO SAS son prestados en diferentes planes o modalidades. Las suscripciones pueden ser cargadas a su tarjeta de crédito, canceladas por internet o pagadas a través de los medios electrónicos habilitados por OFICINAPRO SAS para tal fin, de acuerdo al plan, la cantidad de usuarios solicitados y el periodo seleccionado.
El precio total pactado, los factores del mismo y la forma de pago son los que se determinan en la factura de venta que emitirá OFICINAPRO SAS y remitirá al USUARIO, la cual se entiende aceptada si no es devuelta u objetada por EL USUARIO dentro de los 10 días calendario siguientes a su recibo y, de todas maneras, se entiende aceptada si se recibe el pago o algún abono sobre ésta. La factura reflejará los servicios suscritos por EL USUARIO y habilitados por OFICINAPRO SAS, de manera que al existir un error entre los servicios suscritos y habilitados y la factura, prevalecerá lo primero y se deberá ajustar la factura,
En caso que las partes acuerden que EL USUARIO cancele el valor del servicio mediante sistema de “pagos recurrentes”, la facturación se hará por anualidades anticipadas y/o con la periodicidad y monto según la modalidad acordada. EL USUARIO podrá cancelar en cualquier momento la autorización a su entidad financiera comunicándose con el área administrativa de OFICINAPRO SAS, EL USUARIO también puede utilizar un medio de pago diferente previo acuerdo con OFICINAPRO SAS En cualquier caso que EL USUARIO no haga el pago dentro de la oportunidad pactada o incumpla cualquier obligación a su cargo en virtud de estas especificaciones, o de las disposiciones legales vigentes, OFICINAPRO SAS suspenderá el servicio y EL USUARIO no podrá acceder al software, hasta que el USUARIO se ponga nuevamente al día.
Las tarifas se basan en los servicios adquiridos por el tiempo contratado y no en el uso real, de manera que salvo acuerdo expreso en contrario, OFICINAPRO SAS no proporcionará ningún reembolso por el período que EL USUARIO no haya usado el servicio ni por el periodo restante por una suscripción prepaga, en caso que EL USUARIO no desee seguir usando los servicios. De todos modos, las obligaciones de pago por el periodo contratado son no revocables unilateralmente por el usuario y las tarifas abonadas no son rembolsables.
Después de efectuada la compra inicial del software OFICINAPRO SAS en la modalidad de SaaS (Software como Servicio) OFICINAPRO SAS continuará facturándole la suscripción según la periodicidad elegida por El Usuario, de acuerdo con las tarifas vigentes hasta que se rescinda este servicio de acuerdo con este documento. La suscripción al servicio tendrá un incremento anual del IPC+3 puntos porcentuales. Todas las facturas de OFICINAPRO SAS se le enviarán a usted, o a un contacto de facturación cuyos detalles proporcione usted. El pago de todos los montos especificados en una factura debe hacerse de acuerdo con lo facturado. Los pagos se realizarán a través del botón de pagos dispuesto en la factura, o medios electrónicos, no se contemplan pagos en efectivo o consignaciones bancarias.
En caso de mora EL USUARIO reconocerá y pagará a OFICINAPRO SAS el máximo interés moratorio admitido de acuerdo con el artículo 884 del Código de Comercio y demás disposiciones legales, sobre las sumas adeudadas según los plazos estipulados en la factura, pero OFICINAPRO SAS podrá dar la obligación de plazo vencido y exigir el pago de la totalidad de la obligación, en el evento que la mora se presente en una o más cuotas. De todas maneras, la mora implica la suspensión de todo servicio.
Dentro de la tarifa pactada con el USUARIO se incluye el uso de un espacio de almacenamiento razonable para las operaciones e información contable y administrativa del mismo que se tasa en 5Gigabyte; sin embargo, en la medida que la información almacenada por el usuario supere este límite, OFICINAPRO SAS SA procederá a efectuar el cobro adicional por el espacio en exceso utilizado. Es responsabilidad del USUARIO seguir las recomendaciones de uso de espacio que OFICINAPRO SAS hace a través de su página web www.OFICINAPRO SAS.co o comunicaciones que realice al USUARIO para tal fin.
Es posible que de vez en cuando OFICINAPRO SAS ofrezca precios preferenciales o descuentos por los productos o servicios, como resultado de planes promocionales, precios de introducción, precios u ofertas de temporada, ofertas masivas, ofertas espontáneas, etc. La elegibilidad de dichos precios preferenciales o descuentos está condicionada a los términos de cada promoción, y salvo disposición en contrario, no tendrán vigencia mayor a treinta (30) días calendario desde su publicación. OFICINAPRO SAS se reserva el derecho de suspender o finalizar la promoción o descuento en el caso de que las facturas de esos cargos no se paguen en su totalidad de acuerdo con los plazos y condiciones pactadas.
En el caso que OFICINAPRO SAS defina un servicio no facturable, por ejemplo dependiendo el tipo de servicio contratado y la cantidad de clientes que tengan el servicio, etc., estas condiciones comerciales se entenderán temporales y no obligan indefinidamente a OFICINAPRO SAS ya que pueden cambiar o se pueden suspender en cualquier momento, caso en el cual OFICINAPRO SAS notificará al USUARIO las nuevas condiciones que se definan, directamente o a través del portal (www.OFICINAPRO SAS.co) y las mismas empezarán a regir en la fecha que se notifique en la comunicación. Tratándose de algún servicio sin contraprestación económica alguna, OFICINAPRO SAS se reserva el derecho a eliminar EL USUARIO de la si observa que después de tres (3) meses, EL USUARIO no está haciendo USO del servicio o de la plataforma. En este caso, la información ingresada por EL USUARIO también puede ser eliminada por OFICINAPRO SAS.
OFICINAPRO SAS se reserva también el derecho de cambiar las tarifas, planes y periodos de cobro publicados en cualquier momento, pero estos cambios no tendrán vigencia retroactiva.
8.- ACTIVACIÓN, RENOVACIÓN, SUSPENSIÓN Y CANCELACIÓN DEL SERVICIO:
Los servicios, aun en el evento que la forma de pago se pacte mediante modalidad de pago recurrente, tendrán una vigencia de un año contado a partir de la activación del aplicativo OFICINAPRO SAS adquirido por el USUARIO. Al vencimiento del término pactado, el contrato se renovará de manera automática, salvo manifestación expresa y escrito de alguna de las partes con antelación a un mes al vencimiento del contrato o de cualquiera de sus prorrogas. La renovación del contrato se hará por períodos sucesivos e iguales de doce (12) meses, con un incremento para EL USUARIO de acuerdo al empaquetamiento, o funcionalidades adicionales y número de usuarios habilitados con que cuente para este momento el USUARIO; en general el incremento será del IPC+3 puntos porcentuales. La renovación de este contrato se cobrará año anticipado, en un solo contado. La vigencia del contrato no se corre en el caso que el USUARIO no use el servicio, tampoco por cambio de factura o suspensión de servicio por mora en el pago por parte del USUARIO.
Una vez sea verificado el pago exitoso de los servicios suscritos, OFICINAPRO SAS habilitará los servicios adquiridos. Si OFICINAPRO SAS no recibe el pago completo o no puede confirmar el éxito de una transacción, para una compra nueva, una adición o modificación, o un nuevo periodo de renovación, usted no dispondrá del acceso a los servicios contratados. Es decir, en caso que no se paguen o no se renueven los servicios, se procederá a inhabilitar las cuentas de acceso al mismo. En estos casos OFICINAPRO SAS no se obliga a mantener indefinidamente la información registrada por los usuarios, reservándose el derecho de eliminar del sistema los recursos aprovisionados por el usuario y cualquier información allí almacenada, sin responsabilidad alguna de OFICINAPRO SAS situación que expresamente declara entender y aceptar el USUARIO, liberando a OFICINAPRO SAS de cualquier responsabilidad que pudiera endilgársele por este hecho..
OFICINAPRO SAS se reserva el derecho de no renovar los servicios al vencimiento del periodo contratado, o de modificar o inhabilitar algunas funcionalidades o servicios en cualquier momento, cambiar o descontinuar productos, funcionalidades o servicios, en todo o en parte, sin que haya lugar a pago de indemnización o contraprestación alguna. Si por la modificación introducida EL USUARIO desiste de seguir usando el servicio, podrá manifestarlo así a OFICINAPRO SAS. En caso de no renovación y/o que usted desee cancelar definitivamente un servicio y desee una copia de la información almacenada, usted tendrá hasta treinta (30) días para solicitar a OFICINAPRO SAS le habilite provisionalmente (hasta por tres días) el acceso solo para exportar su información a archivos planos, sin responsabilidad o intervención de OFICINAPRO SAS.
La falta de renovación del presente contrato libera a OFICINAPRO SAS de toda obligación de prestar los servicios del aplicativo, así como de la garantía sobre el software, y hace responsable al USUARIO de la información ingresada al aplicativo.
Si OFICINAPRO SAS no recibe el pago completo o no puede confirmar el éxito de una transacción, para una compra nueva, una adición o modificación, o un nuevo periodo de renovación, usted no dispondrá del acceso a los servicios contratados. Es decir, en caso que no se paguen o no se renueven los servicios, se procederá a inhabilitar las cuentas de acceso al mismo. En estos casos OFICINAPRO SAS no se obliga a mantener indefinidamente la información registrada por los usuarios, reservándose el derecho de eliminar del sistema los recursos aprovisionados por el usuario y cualquier información allí almacenada después de un (1) año de inactividad por no pago o no renovación, situación que expresamente declara entender y aceptar el USUARIO, liberando a OFICINAPRO SAS de cualquier responsabilidad que pudiera endilgársele por este hecho.
9.- USO DEL SERVICIO Y MARCAS:
Al contratar el servicio usted adquiere el derecho de uso del mismo a título personal o de su organización, según sea el caso. El uso de logos, nombres y marcas de OFICINAPRO SAS o de terceros, involucradas en el servicio o links a los portales de OFICINAPRO SAS , queda totalmente restringido. Ni usted ni ningún tercero podrá hacer uso de ellos sin previa autorización expresa y por escrito del titular legítimo de las mismas.
OFICINAPRO SAS puede enviar información a los usuarios sobre productos o servicios propios y/o de terceros, incluso a través del software o del servicio. También puede ofrecer productos y servicios en nombre de terceros y/o proporcionar acceso o enlaces a sitios web propios o de terceros. Si usted decide utilizar productos o servicios de terceros o acceder a sitios de terceros, usted es el único responsable de su selección, revisión de términos de productos por separado, términos del sitio web y políticas de privacidad. OFICINAPRO SAS no respalda productos o servicios de terceros.
10.- VERSIONES DE PRUEBA Y OBSEQUIOS
Por regla general los servicios OFICINAPRO SAS no se entregan en prueba o sin contraprestación económica alguna. No obstante, si OFICINAPRO SAS permite que un usuario suscriba un Servicio en prueba o sin contraprestación económica, esta condición será por una sola vez, por el tiempo expresamente acordado y en defecto de acuerdo, por un periodo no mayor a treinta (30) días calendario, al final de los cuales si usted sigue haciendo uso del Servicio, este le será facturado y aplicarán las demás condiciones de este documento. En este caso, las versiones en prueba o gratuitas en ningún momento están diseñadas para ser servicios de misión crítica y soportar procesos de negocio de su organización. Tanto los servicios definidos como pruebas o “trials” y aquellos gratuitos no poseen ningún tipo de nivel de servicio en el soporte; sin embargo, usted podrá escalar incidentes mediante el correo electrónico, chat o el medio virtual que defina OFICINAPRO SAS, según se describe en la cotización o en la página de soporte de OFICINAPRO SAS para obtener respuesta de acuerdo a la disponibilidad.
OFICINAPRO SAS se reserva el derecho de descontinuar sin previo aviso cualquiera de los servicios gratuitos o de prueba en el sistema o de cambiar las condiciones de los mismos, o de exigir contraprestación económica en cualquier momento. Cualquier dato que ingresen en el software y cualquier personalización efectuada a los servicios por o para usted durante el período de prueba o gratuito, se perderán permanentemente, a menos que adquiera (a más tardar dentro del periodo de prueba y de acuerdo con el aparte activación, renovación, suspensión y cancelación del servicio) una suscripción a los mismos servicios que aquellos contemplados por la prueba o gratuitos. De todos modos, vencido el periodo de prueba o gratuito o excedido el número de empresas operadas o las condiciones previas, si usted, como usuario decide seguir usando el software, aplicarán las presentes condiciones de uso, tarifas y el pago correspondiente.
En algunas ocasiones OFICINAPRO SAS obsequia algunos de sus productos de manera ilimitada sin que esto se trate de una prueba gratuita. En caso tal que OFICINAPRO SAS decida empezar a efectuar un cobro sobre los productos que alguna vez fueron obsequiados, OFICINAPRO SAS dará aviso al Usuario con la debida antelación acerca de dicho cambio y dará un plazo extendido antes de suspender el uso del software. Si el usuario decide no continuar con el servicio por este motivo, el Usuario tiene 30 dias para descargar su información a fin de poderla migrar hacia otra plataforma o poderla conservar. OFICINAPRO SAS no se hace responsable de la información que el Usuario tenga almacenada después de los 30 dias que estipula este acuerdo.
11.- GARANTIA:
Sobre el entendido que ningún servicio, software o aplicativo de computador es infalible, ni está 100% libre de defectos, OFICINAPRO SAS otorga una garantía de funcionamiento sobre el servicio y sobre El Software, que da derecho al USUARIO a la corrección de errores e inconvenientes que se presenten con relación al servicio y al aplicativo contratado por el USUARIO.
Por defectos se entenderán todos los errores del servicio y fallos reproducibles posibles que se den en el aplicativo y todos los fallos sustanciales de los mismos para funcionar de la manera descrita en la documentación correspondiente y que no tengan que ver con circunstancias externas al software o al manejo del usuario. En estos casos el USUARIO comunicará inmediatamente a OFICINAPRO SAS la existencia de un error, junto con toda la información del diagnóstico, entorno operativo y demás que resulte relevante relacionada con el error, a fin de permitir a OFICINAPRO SAS identificar, aislar y reproducir el error para su corrección.
Dentro de la garantía OFICINAPRO SAS se compromete a:
a) Efectuar las reparaciones adecuadas y oportunas en caso de fallas del aplicativo que e usuario haya contratado por EL USUARIO.
b) Tramitar y responder en forma diligente, las quejas, peticiones, reclamaciones y recursos presentados por el usuario.
c) En general, realizar las actividades adecuadas para el desarrollo exitoso del presente contrato, desde su órbita de competencia.
11. 1 CONDICIONES DE LA GARANTIA.- Para la efectividad de la garantía el USUARIO deberá cumplir con las siguientes condiciones:
(a) No alterar ni ingresar al aplicativo objeto del servicio contratado, por medios diferentes a los propios del sistema o a los realizados directamente por OFICINAPRO SAS, ni dañar ni alterar sus archivos de datos.
(b) Mantener en buen estado de funcionamiento el equipo de cómputo (hardware) para acceder al aplicativo y tener un buen rendimiento (performance) de los equipos, sistemas, internet, etc., para la correcta conectividad y/o para evitar daños de los archivos de datos ingresados al aplicativo.
(c) Permitir al personal de OFICINAPRO SAS la realización de las actividades propias de los servicios de seguimiento, mantenimiento o garantía, aun si es necesario suspendiendo temporalmente el Servicio.
(d) Mantener vigente y a paz y salvo el contrato.
(e) Mantener una conexión de internet de banda ancha que permita una buena conectividad con el aplicativo
(f) No violar los derechos de autor sobre el aplicativo adquirido o sobre los sistemas operativos necesarios para su uso.
(g) No incumplir las demás condiciones del Servicio aquí definidos, o en sus adendas o modificaciones, en cuanto afecten o puedan afectar el Servicio, así como cualquier otro evento previsto como exclusión de garantía del Software o del Servicio.
En caso de incumplimiento total o parcial de lo previsto en este numeral, OFICINAPRO SAS puede dar por terminada la garantía y no estará obligado a prestar ningún servicio.
OFICINAPRO SAS garantiza únicamente la idoneidad y calidad de El Software y del Servicio, ya que no son objeto de su responsabilidad ni la parametrización, ni el manejo, administración, interpretación, uso de la información, ni la administración de claves de usuarios, ni los sistemas operativos, ni la red, ni las aplicaciones o el(los) software desarrollado(s) por terceros que puedan interactuar o no con OFICINAPRO SAS, ni las bases de datos, ni el hardware, el proveedor de internet, ni en general los equipos o software del USUARIO, ya que todo ellos es de la responsabilidad exclusiva del USUARIO. EL USUARIO dispone de herramientas y funcionalidades que debe usar o administrar bajo sus propios criterios, sin hacer responsable a OFICINAPRO SAS por el uso, el no uso, o el abuso que les den sus propios usuarios.
Los aplicativos OFICINAPRO SAS y el servicio que se presta son genéricos y estandarizados, en la medida que aplican a una universalidad de necesidades, de manera que OFICINAPRO SAS no está obligado a hacer desarrollos especiales o cambios en el esquema de servicios que brinda a los usuarios, por lo tanto las funcionalidades adicionales que no contenga el aplicativo contratado, aun estando en la Ley vigente o en cambios legislativos, aunque se pueden considerar para futuros desarrollos, no se considerarán un defecto de El Software, y se entienden excluidas de la garantía. En algunos casos el USUARIO deberá correr procesos en herramientas distintas al El Software o validar mediante cruces y/o auditorias la información para incorporar y/o validar el resultado en el mismo.
Los parámetros que por defecto traen los aplicativos y las herramientas adicionales que se incluyan en los aplicativos tales como formatos o ayudas, pueden o no ser usados por EL USUARIO, pero no tienen garantía y no exoneran al USUARIO de la definición de sus propios formatos o validación de resultados, o a asumir un costo adicional por ellos, a la vez que no obligan a OFICINAPRO SAS a mantenerlos, de manera que pueden ser retirados del software en cualquier momento, sin previo aviso.
11.2.- En desarrollo de la garantía sobre el servicio OFICINAPRO SAS declara que:
(i) No modificaremos sus datos.
(ii) Tendremos acceso a estadísticas básicas de uso del servicio de los aplicativos, así como al conteo de variables del sistema y toda la información pertinente para obtener información de usabilidad y de almacenamiento.
(iii) En los aplicativos usted podrá encontrar información del software y de nuestros productos o servicios además, en las notificaciones enviadas vía correo electrónico a través de OFICINAPRO SAS a usted, o por su conducto a sus clientes. Al usar las funcionalidades como facturación por internet, estados de cuenta, comprobantes de nómina, cotizaciones o cualquier otra funcionalidad o herramienta de OFICINAPRO SAS donde exista un proceso de comunicación con el sistema, podrá recibir información del software y de nuestros productos o servicios. EL USUARIO es responsable de la administración y transmisión de los datos personales frente a quien replica esta información o cualquier información o datos incluidos en el aplicativo o recibidos a través de este servicio.
(iv) OFICINAPRO SAS no garantiza que los Servicios cumplirán con sus expectativas o que serán adecuados para un propósito particular del usuario. Para evitar dudas, se excluyen todas las condiciones o garantías implícitas en la medida en que lo permita la ley, incluidas (sin limitación) las garantías de resultados económicos, comerciales, financieros o tributarios, garantías por pérdidas que se quieran imputar al servicio (incluida la pérdida de información, datos, ganancias y ahorros) o daños resultantes, directa o indirectamente, de cualquier uso o dependencia del Servicio o sitio web.
(v) Si no está satisfecho con el Servicio, su único y exclusivo recurso es rescindir estos términos de conformidad con la Cláusula 8.
12.- LIMITES DE RESPONSABILIDAD:
Usted acepta que OFICINAPRO SAS no es responsable por daños directos o indirectos (incluyendo pérdida de utilidades o de oportunidades de negocio), errores u otros agentes nocivos que puedan afectar el servicio, pérdidas o interrupción de operaciones presentados en su empresa o en su sistema personal que pudieran causarse por el uso, abuso o incapacidad de uso de cualquiera de los servicios contratados, incluso si se hubiese notificado a OFICINAPRO SAS la posibilidad de dichos daños o pérdidas.
En caso de cualquier disputa relacionada con los Servicios adquiridos, el valor máximo que OFICINAPRO SAS reconocerá a usted, no podrá exceder el valor efectivamente pagado por usted en el último año por los mismos servicios. OFICINAPRO SAS ofrece unos niveles de servicio diseñados para satisfacer las expectativas de un servicio idóneo y ha diseñado todas sus operaciones con la tecnología, siguiendo los procesos y empleando el personal adecuado para su correcto funcionamiento. Sin embargo, OFICINAPRO SAS no garantiza que en algún momento no se puedan presentar interrupciones del servicio, que el sistema estará totalmente libre de virus o posibles ataques de seguridad, ni tampoco por fallas en telecomunicaciones, internet, comunicaciones electrónicas, corrupción de archivos, pérdida o robo de datos, virus, spyware; entre otras afectaciones, porque el funcionamiento y la disponibilidad de los sistemas utilizados para acceder al software o al servicio, pueden ser impredecibles y pueden interferir ocasionalmente o impedir el acceso a los productos o servicios, tampoco garantiza que el aplicativo o el servicio esta ciento por ciento libre de errores, lo que obliga a los usuarios a contar con planes de contingencia frente a cualquier interrupción o afectación del servicio, o cualquier evento severo pueda afectar o poner en peligro la continuidad del servicio, y deben contar con programas de protección del software y equipos, tales como antivirus, vacunas, firewalls, etc., que además prevengan riesgos de intrusión y de códigos maliciosos.
También, es responsabilidad del USUARIO validar la información y el resultado de las operaciones e informes, mediante la verificación de soportes, las auditorías periódicas y/o cruces de información que minimicen cualquier error del sistema y/o del USUARIO.
El servicio será ofrecido de conformidad con las posibilidades que ofrecen los aplicativos, según sea el caso, aplicativos genéricos que declara conocer y aceptar en toda su integridad el USUARIO.
13.- DISPONIBILIDAD:
OFICINAPRO SAS y sus asociados proveen sus servicios utilizando tecnologías y procedimientos de alta calidad que permiten entregar unos estándares de talla mundial para los mismos. Como parte del acuerdo de los servicios suscritos y pagos, usted recibirá una disponibilidad de 99.0%, entendiéndose esta disponibilidad como el tiempo que el servicio estará habilitado para el uso general por parte de los usuarios.
Son excluidos del cálculo de disponibilidad y de cualquier tipo de garantía los tiempos en que el sistema este por fuera de línea debido a:
(i) Suspensiones por fuerza mayor o que hayan sido planeadas e informadas con antelación;
(ii) Factores ajenos al control de OFICINAPRO SAS o sus asociados;
(iii) Fallas en su hardware, software, servicio de internet, equipos o canal de comunicaciones;
(iv) Acciones de sus empleados o terceros con su cuenta de acceso y clave, que generen alguna indisponibilidad del servicio.
(v) Acciones de hackers, malware, virus, cookies, virus defectuosos, etc.;
(vi) Una mala configuración por su parte del servicio al no seguir las instrucciones provistas por OFICINAPRO SAS ;
(vii) Interrupciones planificadas (que notificaremos en lo posible con por lo menos 8 horas de anticipación a través de los servicios adquiridos), para realizar labores de mantenimiento, actualización y/o soporte de los aplicativos o de los servicios, en lo posible en horas de la noche o de poco tráfico o días no hábiles;
(viii) Los Servicios pueden estar sujetos a otras limitaciones como, por ejemplo, límites en el espacio de almacenamiento adquirido, volúmenes de transacciones o documentos mensuales, caídas del sistema por parte de nuestros proveedores de infraestructura o hosting y otros casos no expresamente señalados ahora. En estos casos, si usted requiere, puede adquirir un espacio mayor al que habían adquirido inicialmente, asumiendo un costo adicional, según las tarifas.
Si por algún motivo OFICINAPRO SAS tiene que interrumpir los servicios por períodos más largos de lo que normalmente esperaría, OFICINAPRO SAS hará todos los esfuerzos razonables para publicar por adelantado o inmediatamente se presente la causa que nos obliga a la suspensión, con los detalles de dicha actividad en el sitio web.
A través de nuestros proveedores de hosting mantendremos defensas administrativas, físicas y técnicas adecuadas para la protección de la seguridad, confidencialidad e integridad de toda la información ingresada a El Software. No obstante, ello no releva al USUARIO de contar con sus propios sistemas o dispositivos de seguridad.
14.- MANTENIMIENTO Y SOPORTE:
OFICINAPRO SAS brindará mantenimiento sobre los aplicativos y soporte sobre estos y sobre los servicios adquiridos, en vigencia del periodo contratado, sin costo adicional. Brindará en caso de ser adquirido por el usuario, horas de acompañamiento virtual en las que el usuario decide el plan de capacitación e implementación a seguir en la puesta en marcha de los aplicativos adquiridos, con cargo al usuario de acuerdo a las tarifas vigentes. Los terceros habilitados para ofrecer soporte funcional podrán prestar dichos servicios a los clientes de manera independiente, pero en ningún momento podrán hacer actualizaciones o intervenciones en los aplicativos, y de todas maneras OFICINAPRO SAS no asume responsabilidad alguna por los mismos ni por la legalidad de las aplicaciones que usen.
Todos los servicios que ofrece OFICINAPRO SAS se brindan dentro de los horarios del call center (lunes a viernes hábiles de 8:30 a.m. a 5:30 pm), de manera virtual o remota.
A través de la página web de OFICINAPRO SAS (www.OFICINAPRO SAS.co), los USUARIOS podrán acceder a capacitaciones en línea, preguntas frecuentes, videos tutoriales, etc.
Tanto los horarios de servicio como las funcionalidades del portal de clientes podrán ser modificados en cualquier momento, sin previo aviso, pero OFICINAPRO SAS hará su mejor esfuerzo para que los usuarios tengan acceso a la información de estas modificaciones.
15.- ACTUALIZACIONES:
OFICINAPRO SAS no se obliga a hacer actualizaciones, o mejoras sobre los aplicativos, de manera que el servicio se prestará dentro de los alcances y limitaciones que ofrece actualmente. Las sugerencias que usted haga serán tenidas en cuenta, pero no obligan a OFICINAPRO SAS a adoptarlas. Los cambios de ley, en cuanto apliquen a la generalidad de USUARIOS podrán incorporarse a los aplicativos, pero dentro de los plazos que defina OFICINAPRO SAS según sus planes de desarrollo de software genérico.
En cualquier actualización de El Software o del Servicio, OFICINAPRO SAS podrá introducir herramientas, utilidades, mejoras, aplicaciones de terceros o actualizaciones generales para mejorarlos o estandarizarlos.
16- CESION:
La suscripción de los servicios se hace en consideración a la naturaleza misma del USUARIO, por lo tanto no podrán ser cedidos, vendidos o transferidos a cualquier título, sin la previa autorización expresa y por escrito de OFICINAPRO SAS que con todo, no está obligado. El Aplicativo, por ser un software y por ello un bien amparado por la Ley de derechos de autor es para uso exclusivo del USUARIO y tampoco será lícita su enajenación, transferencia, préstamo o cesión a cualquier título en favor de un tercero.
OFICINAPRO SAS no tiene ninguna obligación con ninguna persona que no sea EL USUARIO y nada en este documento confiere, o pretende conferir, un beneficio a ninguna persona que no sea EL USUARIO. Si EL USUARIO o un tercero, con autorización de este, utiliza el software o los servicios, EL USUARIO es el único responsable del acceso que le brinde y del acceso de estos a la información o datos vinculados al Software o al servicio, así como de la eventual infracción al presente contrato y las consecuencias de la misma.
17.- CONFIDENCIALIDAD
Cada parte conservará la confidencialidad de toda la Información de la otra obtenida en relación con estos términos. Ninguna de las partes, sin el previo consentimiento por escrito de la otra parte, divulgará o pondrá a disposición de ninguna persona información confidencial, ni la utilizará para su propio beneficio, salvo lo previsto en estos Términos.
La información que usted provea a OFICINAPRO SAS en el momento de la suscripción y aquella que se ingrese a los aplicativos quedará almacenada en el sistema y será tratada como información confidencial, sin perjuicio de la posibilidad de uso por parte de OFICINAPRO SAS de dicha información conforme se prevé en este mismo contrato. La utilización de la información por parte de OFICINAPRO SAS, en los términos previstos en este contrato, no será considerada como una transgresión a la obligación de confidencialidad a cargo de OFICINAPRO SAS, por lo que el USUARIO no tendrá ninguna acción o derecho de reclamación en su contra por tal concepto. Sin embargo, usted es responsable de mantener la privacidad de su cuenta de usuario incluyendo la contraseña y claves de acceso, y de proveer los mecanismos de seguridad de la información en sus propios equipos o dispositivos.
Las obligaciones de cada parte bajo esta cláusula sobrevivirán a la terminación de los servicios adquiridos y hasta por un (1) año más.
18.- NOTIFICACIONES:
Para todos los efectos relacionados con el presente documento y/o con el servicio, para las notificaciones y/o comunicaciones las partes acuerdan señalar como dirección la que aparece en el certificado de existencia y representación legal de la oficina principal, y en defecto de este por parte de EL USUARIO la dirección de facturación, salvo que se informe un cambio de dirección o correo electrónico diferente por EL USUARIO. Para todos los efectos legales, el domicilio contractual será la ciudad de Bogotá, D.C.,
19.- INTEGRACION:
Forma parte integral del presente contrato la cotización remitida por OFICINAPRO SAS y aceptada expresa o tácitamente por el USUARIO, junto con todos sus anexos.
20.- DATOS PERSONALES: La información que el USUARIO puede ingresar a El Software puede corresponder a información corporativa, y eventualmente, a datos personales respecto de los cuales el USUARIO actúa como responsable del tratamiento, y sobre los cuales OFICINAPRO SAS actuará como encargado en los términos de las condiciones de transmisión que se regulan más adelante. El USUARIO es el único propietario de los datos personales que ingrese o genere en El Software. En consecuencia, el USUARIO tendrá entera responsabilidad de administrar, publicar, eliminar o mantener los datos personales según sus propios criterios y políticas y en ningún momento OFICINAPRO SAS actuará como responsable de esos datos personales almacenados en El Software. Los USUARIOS de El Software deberán contar con las autorizaciones necesarias para tratar de cualquier modo y transmitir a OFICINAPRO SAS los datos personales de terceros que ingrese en El Software para efectos de la ejecución y el cumplimiento de este contrato. OFICINAPRO SAS guardará la confidencialidad de los datos personales de LOS USUARIOS y no los compartirá ni entregará a terceros. Las políticas de tratamiento de datos personales están publicadas en la página web de OFICINAPRO SAS (www.OFICINAPRO SAS.co/politicas-de-uso/). Con respecto a la información corporativa que el USUARIO ingrese a El Software, y que no corresponda a datos personales, el USUARIO expresamente autoriza a OFICINAPRO SAS para que pueda conocer, efectuar análisis estadísticos y de mercado y eventualmente compartir con terceros dicha información corporativa para que OFICINAPRO SAS o esos terceros puedan ofrecer servicios propios a el USUARIO. Lo anterior aplicará incluso en los eventos en que el USUARIO no haya adquirido los servicios de mantenimiento, soporte y actualizaciones respecto de El Software. El USUARIO autoriza de manera permanente e irrevocable a OFICINAPRO SAS , o a quien represente sus derechos o sucesores a cualquier título, y/o a quien ostente la calidad de acreedor del USUARIO, para que con fines financieros, crediticios y comerciales, consulte, mantenga y reporte a cualquier Operador de bases de datos de información financiera, crediticia y comercial, tales como CIFIN y DATACREDITO, la información relativa al comportamiento comercial, financiero y crediticio del USUARIO.
21.- UNIDAD:
El presente es el único contrato válido y de común acuerdo otorgado entre las partes y deja sin efecto cualquier acuerdo anterior expreso o tácito, verbal o escrito. No obstante, en caso de adición de usuarios, módulos, conversiones, y renovaciones, no será necesario el otorgamiento de un nuevo contrato u OTROSI. Bastará con la factura correspondiente, la cual se sujetará a los términos del presente contrato, salvo que haya vencido la vigencia por la cual se pactó, caso en el cual regirán las condiciones que obran en el contrato publicado en la página web de OFICINAPRO SAS (www.OFICINAPRO SAS.co).
OFICINAPRO SAS hace constar que este mismo texto está incluido en la cotización presentada al USUARIO y aprobada por este, así como en el aplicativo al momento de habilitación del servicio, teniendo en cuenta que, como ya quedó dicho, para la utilización de El Software y acceder al servicio EL USUARIO debe aceptar los términos y condiciones del presente documento; razón por la cual usted debe revisar estos términos minuciosamente antes de dar la aceptación. Se entenderá que EL USUARIO ha aceptado los términos de este contrato si hace uso de los servicios de OFICINAPRO SAS. En caso de no aceptar los términos y condiciones del servicio, EL USUARIO no debe hacer uso de los aplicativos ni de los servicios. Si celebra este contrato en representación de una persona natural o jurídica distinta a quien da la aceptación, OFICINAPRO SAS de buena fe entenderá que quien da la aceptación tiene la facultad de obligar a dicha persona o entidad, y que se aceptan estos términos y condiciones sin reserva. Si no tiene dicha facultad o si no está de acuerdo con estos términos y condiciones, no debe aceptar este contrato y no debe utilizar los servicios de OFICINAPRO SAS. De la misma manera se deberá proceder si la persona que dio la aceptación no está facultada. Los usuarios que tengan acceso a los aplicativos o al servicio también tienen que aceptar previamente las presentes condiciones sus adendas y modificaciones, para tener acceso a los aplicativos o al servicio. En uno u otro caso, la falta de aviso, supone la vinculación de las partes en relación con estas condiciones.
22.- FACTURACION ELECTRÓNICA
La transmisión de facturas electrónicas es realizada por la empresa propietaria de OFICINAPRO SAS SAS, el GRUPO FLA (NIT 900711544). El USUARIO es el único responsable por la revisión, aprobación y generación del documento electrónico, y de sus efectos contables, fiscales, legales y tributarios, así como de los planes de contingencia necesarios, entre otros hasta la emisión de factura física provisional de ser necesario, para después subirlos a la plataforma electrónica, en cualquier evento de interrupción programada o que no esté asociada al software. El USUARIO se compromete a informar a OFICINAPRO SAS en cualquier caso que se presente cualquier tipo de error, modificación de información, y en general, de cualquier situación de la cual se pueda desprender algún efecto para OFICINAPRO SAS , para el USUARIO o para terceros. El USUARIO se compromete a parametrizar y activar la Facturación de Contingencia en los casos que se requiera por la no disponibilidad del servicio del Proveedor Tecnológico y/o servicios asociados de la DIAN.
OFICINAPRO SAS o GrupoFLA no conoce ni participa en la generación de la información necesaria para la expedición de las facturas que El Usuario genera a través del Software OFICINAPRO SAS y en este sentido, solo provee los servicios de facturación electrónica a través de sus plataformas, conforme lo establece la Resolución 000030 del 29 de abril del 2019 de la DIAN.
Por lo anterior, reconoce y declara que: OFICINAPRO SAS no es ni será responsable por los registros e información contable utilizada en las facturas, ni tampoco por la determinación de bases gravables, tarifas, sujeción pasiva y realización de hechos generadores de tributos contenidos en las facturas expedidas a través del Software.
En virtud de lo anterior, El Usuario se obliga a mantener indemne a OFICINAPRO SAS y a GrupoFLA por cualquier daño, pérdida, demanda, o reclamo de cualquier naturaleza (incluyendo gastos y honorarios legales razonables) que se derive de la generación de facturas a través del Software.
Esta facultad se da en virtud de lo dispuesto en el Decreto 2242 de 2015, por lo anterior, OFICINAPRO SAS y GrupoFLA no certifica con la firma digital, ningún proceso de compraventa, de venta de servicios o productos, de calidad de los mismos, ni hace parte de la relación comercial sujeta al usuario y al adquiriente.
23. CONDICIONES DE LA TRANSMISIÓN DE DATOS: En virtud del presente contrato y a la normativa aplicable, el USUARIO, en calidad de Responsable del tratamiento, transmitirá datos personales a OFICINAPRO SAS , quien para efectos de esos datos personales, actuará como Encargado del tratamiento. El alcance de la operación de transmisión será el cumplimiento de este contrato y las obligaciones legales y contractuales que resulten a partir de la relación que existe entre el USUARIO y OFICINAPRO SAS Las actividades que realizará el Encargado por cuenta del Responsable serán: (i) aquellas dispuestas en este contrato, (ii) cumplir con gestiones administrativas, operativas, comerciales, técnicas a cargo del OFICINAPRO SAS sobre los Datos Personales del Responsable que están a cargo del Encargado (iii) operaciones necesarias para el cumplimiento de cualquier otra finalidad relacionada con el objeto o las obligaciones establecidas para las partes, y (iv) para el cumplimiento de obligaciones legales que pudiesen ocasionarse en virtud de la relación entre las partes. PARÁGRAFO PRIMERO.- OFICINAPRO SAS está obligado frente al titular y el Responsable de cumplir con sus obligaciones como Encargado del tratamiento, definidas en la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias. Así mismo, el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones que resulten aplicables de acuerdo con la Política de Tratamiento de la información fijada por el Responsable, situación que está sujeta a que el Responsable entregue al Encargado copia de dicha Política. El Encargado se compromete a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado, cuando aplique, y con las leyes aplicables. PARÁGRAFO SEGUNDO.- OFICINAPRO SAS se compromete a dar Tratamiento, a nombre del Responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan y salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales. PARÁGRAFO TERCERO.- El Usuario se comprometerá a: (i) haber obtenido, cuando hubiese lugar para ello, autorización de los titulares para el tratamiento de sus datos personales de acuerdo a los requisitos exigidos por la normativa aplicable (ii) garantizar a los Titulares, mediante los mecanismos dispuestos legalmente para tal fin, el ejercicio de los derechos que les corresponden como Titulares de Datos Personales, (iii) informar al Encargado de cualquier evento que pudiese afectar la operación de tratamiento a la que se refiere el presente contrato (iv) actualizar en el Software los datos personales que sean objeto de tratamiento, o en su defecto informar de forma oportuna al Encargado de cualquier cambio o ajuste que deba hacerse sobre la información contenida en las bases de datos necesarias para ejecutar el presente contrato, y (v) cumplir y acatar en su integridad las respectivas obligaciones de acuerdo al mencionado rol de Responsable conforme a la Ley 1581.
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